A. Procès-verbaux, actes et comptabilité

Les offices de faillite doivent tenir à jour les tableaux et registres ci-après:

1.

un tableau des faillites et des commissions rogatoires adressées par d’autres offices de faillite;

2.

un livre de caisse;

3.

un grand livre;

4.

un livre des balances de vérification.

Les offices de faillite sont tenus de se servir de formulaires uniformes pour la rédaction des actes et pièces désignés ci-après:

1.

procès-verbal de la faillite;

2.

inventaire;

3.

liste des productions;

4.

convocation de l’assemblée des créanciers;

5.

état de collocation;

6.

cession de droits de la masse, selon article 260 LP;

7.⁵

avis d’enchères, selon article 257 LP;

8.

compte des frais et tableau de distribution des deniers;

9.

avis de dépôt du tableau de distribution aux créanciers et au failli;

10.

acte de défaut de biens;

11.

liste des débours et émoluments;

12.⁶

…

13.

publications relatives à l’ouverture de la faillite, au dépôt de l’état de collocation, à la révocation, à la suspension et à la clôture de la faillite.

¹Les registres, tableaux et formulaires énumérés aux articles 1 et 2 ci-dessus doivent être rédigés conformément aux modèles contenus dans le supplément annexé⁷ à la présente ordonnance.

²Les cantons ont en outre la faculté d’autoriser ou de prescrire d’autres formulaires (procès-verbaux d’enchères, avis, etc.).

¹L’office des faillites doit inscrire et numéroter selon l’ordre de leur arrivée les faillites à liquider et les commissions rogatoires dans le tableau des faillites. La numérotation doit être commencée à nouveau au début de chaque année. Les faillites non entièrement liquidées à la fin de l’année doivent être mentionnées sommairement au commencement de la liste de l’année suivante.

²Le tableau des faillites est muni d’un index alphabétique où sont inscrits les noms des faillis.

¹L’office doit verser à ses dossiers une copie de toutes ses communications.⁹

²Les envois de numéraire ou de valeurs, ainsi que les lettres recommandées doivent être expédiées contre quittance postale, ou inscrites sur un carnet de récépissés postaux.

³Lorsque les communications de l’office sont faites par une publication officielle, un exemplaire du journal ou une coupure de celui-ci portant la date de la publication sera annexé aux actes de la faillite.

¹Lorsque le préposé aux faillites est empêché de fonctionner, il doit transmettre sans retard le dossier à son substitut. Si ce dernier ne peut non plus fonctionner et qu’il y ait lieu de désigner un substitut extraordinaire, le préposé invite l’autorité cantonale à procéder à cette désignation.

²Les faillites liquidées par le substitut sont néanmoins inscrites sur le tableau des faillites de l’office. Mention est faite dans la colonne des observations de l’administration par le substitut ou par un substitut extraordinaire, ainsi que des motifs de ce remplacement.

³Le substitut doit mentionner sa qualité sur tous les actes qu’il signe. Après clôture de la faillite, il en remet les actes et le procès-verbal à l’office compétent.

¹Lors d’un changement de préposé, il sera procédé à une remise officielle de l’office, sous la direction d’un fonctionnaire spécialement désigné par l’autorité cantonale de surveillance. Tous les registres seront arrêtés et contresignés par le préposé sortant de charge. Il sera ensuite procédé à la vérification de la comptabilité de l’office; le solde existant en caisse doit concorder avec le total des comptes ouverts aux diverses faillites, après déduction des sommes déposées à la caisse des consignations. Mention est faite dans les registres de la date à laquelle le fonctionnaire sortant de charge a cessé son activité et de la date à laquelle son successeur est entré en fonctions.

²Il est dressé procès-verbal de la remise officielle de l’office; ce procès-verbal est signé par toutes les personnes qui y ont assisté.

¹Le préposé tient constamment à jour un procès-verbal distinct, pour chaque faillite, même pour celles dont la suspension faute d’actif est prononcée; il en fera autant pour toutes les commissions rogatoires qui lui seront adressées par d’autres offices.

²Le procès-verbal est établi au début de la faillite ou à réception de la commission rogatoire. Le préposé y inscrit immédiatement et par ordre de date toutes les opérations de la faillite, ainsi que les événements de nature à réagir sur la liquidation.

Le procès-verbal indique seulement les parties essentielles des opérations et événements relatifs à la faillite, et cela dans la mesure nécessaire pour faire comprendre le procès-verbal et lui donner force probante. Les communications de l’office n’y sont mentionnées que si elles ont une portée juridique. Les décisions, ordonnances ou jugements rendus par les tribunaux y sont mentionnés par l’indication du dispositif seulement. Au surplus, le numéro de l’acte auquel se rapporte la mention doit être indiqué dans la colonne y relative.

¹Le procès-verbal est rédigé sur feuilles volantes qui seront paginées et reliées au moyen d’une couverture portant le nom de la faillite. Il est clôturé par la signature du préposé et par l’apposition du sceau de l’office.

²…¹¹

³Sont annexés au procès-verbal pour en former parties intégrantes: l’inventaire, la liste des productions, le compte des frais, les procès-verbaux des assemblées de créanciers et de la commission de surveillance, les rapports de l’administration de la faillite et les décisions judiciaires prononçant la clôture ou la révocation de la faillite.¹²

⁴Les pièces ayant trait à une commission rogatoire sont envoyées par l’office requis à l’office requérant.¹³

Les actes principaux de la faillite, c’est-à-dire le procès-verbal et les pièces y annexées pour en faire partie intégrante à teneur de l’article 10 ci-dessus, ne peuvent être remis à des tiers ou à des tribunaux que s’il ne peut y être suppléé au moyen de copies certifiées conformes, ou par l’audition personnelle de l’administrateur de la faillite.

Avec l’assentiment de l’autorité cantonale de surveillance, les offices peuvent tenir les tableaux et registres mentionnés à l’article 1^er et établir les actes et pièces visés par l’article 2 ainsi que les communications selon l’article 5 à l’aide d’un traitement électronique des données.

¹Toutes les pièces reçues par l’office des faillites seront immédiatement munies de la date de leur arrivée.²⁰

²Sous réserve de ce qui est prescrit aux articles 21 et 24, 2^e alinéa, concernant les quittances et les débours, les actes de toute faillite doivent être classés par matières (inventaire, revendications, objets insaisissables, état de collocation), rangés - dans chaque matière - par ordre alphabétique ou chronologique et réunis dans un classeur portant le nom de la faillite.²¹

³Les pièces annexes produites par les créanciers de la faillite porteront le numéro de la production à laquelle elles ont trait; elles sont classées au moyen des lettres de l’alphabet.

¹Les pièces des faillites clôturées peuvent être détruites dix ans après le jour de la clôture; peuvent également être détruits, dix ans après leur clôture, les livres de caisse avec leurs annexes, les grands livres et les livres des balances de vérification.

²Le tableau des faillites doit être conservé pendant 40 ans à compter de la clôture de celles-ci.

L’office des faillites doit observer les règles suivantes au sujet de la conservation des livres de comptabilité et des papiers d’affaires du failli:

1.

Si le commerce du failli a été remis en bloc à une tierce personne, celle-ci pourra en exiger la remise par l’office.

2.

S’il n’y a pas eu remise en bloc et qu’ainsi les livres de comptabilité et papiers d’affaires n’ont pu être remis à un tiers, il y a lieu de procéder comme suit:

a.²³

s’il s’agit de la faillite d’une raison individuelle, les livres de comptabilité et papiers d’affaires sont remis au failli après clôture de la faillite; le failli assume dès ce moment l’obligation de les conserver pendant dix ans, à teneur de l’article 962 du code des obligations²⁴,

b.

s’il s’agit de la faillite d’une société en nom collectif ou en commandite, ils sont remis à l’associé indéfiniment responsable choisi par ses co-associés pour en recevoir le dépôt. S’ils ne peuvent se mettre d’accord sur ce choix, les livres et papiers d’affaires restent déposés à l’office jusqu’à ce qu’une décision judiciaire les ait attribués à l’un d’eux, ou jusqu’à l’expiration du délai de dix ans à partir de la date de la dernière inscription,

c.²⁵

s’il s’agit de la faillite d’une société anonyme ou d’une société coopérative, les livres de comptabilité et les papiers d’affaires restent déposés à l’office après la clôture de la faillite, tant que le préposé au registre du commerce compétent à teneur de l’article 747 du code des obligations n’a pas désigné un autre lieu sûr où ils devront être déposés jusqu’à l’expiration du délai de dix ans.

3.

L’office des faillites a l’obligation d’assurer la garde des livres et papiers d’affaires dont le failli ne peut se charger.

4.

Les autorités cantonales de surveillance ont l’obligation de veiller à ce que les offices de faillite, qui ne sont pas en mesure de conserver par devers eux les livres de comptabilité et papiers d’affaires confiés à leur garde en vertu des règles indiquées ci-dessus, puissent les remettre à un dépôt central.

¹Avec l’accord de l’autorité cantonale de surveillance, les pièces qui doivent être conservées peuvent être enregistrées sur des supports d’images ou de données; les originaux peuvent ensuite être détruits.²⁸

²L’autorité cantonale de surveillance veille à ce que les prescriptions de l’ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes²⁹ soient respectées.³⁰

¹L’office des faillites doit inscrire sans délai et par ordre de date sur le livre de caisse tous les encaissements et tous les paiements faits par l’office pour le compte d’une faillite en liquidation, et en particulier les frais de faillite (avances et solde), le numéraire trouvé lors de l’inventaire, les rentrées de créances, de loyers et de fermages, le produit d’enchères publiques, les prélèvements de l’office à compte des émoluments de faillite, les dépôts ou retraits à la caisse des consignations et la répartition des dividendes.

²Chaque inscription doit mentionner: la date du paiement, l’indication de la faillite, le nom et le domicile de celui qui paie ou qui reçoit le montant de la somme encaissée ou payée (la première au Doit et la seconde à l’Avoir), enfin le numéro du compte correspondant au grand livre.

³Le livre de caisse doit être arrêté chaque mois et le solde reporté à nouveau.

¹Il est ouvert sur le grand livre de l’office un compte spécial à chaque faillite. Le préposé y inscrit par ordre de date toutes les opérations de caisse relatives à cette faillite, telles qu’elles ont été passées au livre de caisse; ce compte sera arrêté à la fin de la liquidation.

²Ces inscriptions doivent mentionner: la date du paiement, le nom et le domicile de la personne qui a opéré ou reçu paiement, l’indication sommaire de la cause de paiement, le renvoi au folio correspondant du livre de caisse, enfin le montant de la somme encaissée ou payée (le premier à l’Avoir, le second au Doit). Si plusieurs postes sont réunis dans une seule écriture de caisse, ils doivent être transcrits en détail.

¹L’office doit en outre tenir un compte spécial de ses opérations avec la caisse des consignations; il doit y inscrire, en mentionnant le nom de la faillite que cela concerne, tous les dépôts (au Doit) et tous les retraits (à l’Avoir), ainsi que les intérêts bonifiés.

²Les versements à la caisse des consignations sont opérés au nom de la masse pour le compte de laquelle ils sont effectués, et non pas au nom de l’office; la caisse des consignations est ainsi tenue d’ouvrir un compte spécial à chaque faillite.

¹A la fin de chaque mois, le préposé est tenu de procéder à la vérification de sa comptabilité (art. 16, 3^e al.). Les totaux du Doit et de l’Avoir ainsi que les soldes de chaque compte sont portés au livre des balances de vérification. Le préposé appose sa signature au pied de la balance. La balance de vérification doit établir la concordance entre les écritures portées au livre de caisse et celles du grand livre, ainsi que la concordance des soldes en caisse et au compte de dépôts avec les écritures passées au livre de caisse et au grand livre.

²Cette concordance entre les écritures passées à la caisse et au grand livre sera envisagée comme existante lorsque l’addition de tous les soldes des comptes ouverts aux faillites sur le grand livre, diminuée du solde du compte de dépôt, correspondra au solde en caisse. Si l’office constate une erreur dans la comptabilité, il doit la rechercher et la rectifier avant de reporter le solde à nouveau.

Les inscriptions portées au livre de caisse, au grand livre et au livre des balances seront faites avec soin, en évitant les ratures, les surcharges, les inscriptions entre les lignes et les blancs. La rectification des écritures erronées a lieu au moyen d’écritures complémentaires ou d’extournes.

¹Les quittances (voir art. 16) peuvent être classées séparément pour chaque faillite, par ordre de date, dans un dossier spécial portant le nom de la faillite et annexé au dossier après clôture de la faillite.

²Elles peuvent aussi, sans être classées séparément pour chaque faillite, être numérotées par ordre de date, en respectant l’ordre suivi dans le livre de caisse de l’office; cette numérotation est recommencée chaque année et les quittances réunies en liasses formées année par année.

³Dans le premier système le numéro d’ordre inscrit sur chaque quittance est reporté au grand livre, dans le second système il est reporté au livre de caisse.

¹L’office a l’obligation de déposer à la caisse des consignations, au plus tard le quatrième jour après leur réception, tous les encaissements importants, ainsi que les papiers-valeurs et les objets de prix (art. 9 et 24 LP). Il peut cependant conserver une somme suffisante pour faire face aux dépenses prochaines. Le dépôt du numéraire doit avoir lieu, même s’il ne devait pas produire d’intérêts.

²En cas de commission rogatoire, l’office requis est tenu de remettre sans retard à l’office requérant le numéraire encaissé, les papiers-valeurs et les objets de prix inventoriés.

Il est interdit aux préposés:

a.

de mêler leur avoir personnel avec celui de l’office, et cela aussi bien pour ce qui concerne la caisse proprement dite que pour les dépôts à la caisse des consignations;

b.

d’inscrire, dans le cas où ils remplissent encore d’autres fonctions officielles, dans le livre de caisse ou le grand livre, des écritures qui ne se rapportent pas à l’office des faillites, à moins que ces écritures différentes ne soient faites dans des colonnes spéciales;

c.

d’employer même temporairement, pour les besoins d’une masse en faillite, les sommes provenant d’une autre masse. Si le préposé est appelé à faire personnellement des avances pour le compte d’une masse en faillite, il devra immédiatement en faire inscription au livre de caisse.

¹L’office dresse dès le début des opérations, pour chaque commission rogatoire, un compte détaillé où sont inscrits les émoluments et débours de l’office et ceux des membres de la commission de surveillance.

²Les pièces comptables ayant trait aux débours (frais de la masse) sont numérotées par ordre de date, réunies en une liasse et conservées avec les autres actes de la faillite, après clôture de la liquidation.

L’autorité cantonale de surveillance peut autoriser un autre mode d’organisation dans la tenue des livres, caisse et comptabilité dans la mesure où il répond aux exigences ci-dessus.