Chapitre 10 Surveillance et compétences des autorités fédérales

¹L’OFEC exerce la haute surveillance sur l’état civil suisse et veille à l’application correcte et uniforme du droit fédéral.²⁹⁴

²Les autorités de surveillance veillent à l’exacte exécution des tâches de l’état civil dans leur canton. Plusieurs cantons peuvent prévoir une répartition des tâches entre eux ou unir leurs autorités de surveillance. Ils s’entendent alors avec l’OFEC avant de passer les conventions nécessaires.

³ L’OFEC exerce la haute surveillance à l’aide notamment des moyens suivants:

a.

l’élaboration d’instructions;

b.

l’élaboration et la mise à disposition de formulaires d’état civil obligatoires et facultatifs;

c.

l’inspection des autorités de surveillance et des archives cantonales de l’état civil;

d.

la réception des rapports d’inspection présentés périodiquement par les cantons (art. 85, al. 2);

e.

la préparation de l’approbation des dispositions édictées par les cantons dans le domaine de l’état civil (art. 49, al. 3, CC);

f.

la préparation des recours de l’OFJ contre les décisions cantonales dans le domaine de l’état civil (art. 90, al. 4);

g.

le conseil et le soutien aux autorités cantonales de l’état civil et aux représentations suisses sur les questions d’état civil;

h.

la formation des collaborateurs des consulats dans le domaine de l’état civil;

i.

la vérification de la conformité des registres de l’état civil avec le droit fédéral;

j.

la défense des intérêts de la Suisse au sein de la Commission internationale de l’état civil (CIEC);

k.

l’examen des demandes de divulgation de données de l’état civil à des autorités étrangères (art. 61).²⁹⁵

⁴Pour l’échange et l’obtention de documents d’état civil, il peut traiter directement avec les représentations de la Suisse à l’étranger ainsi qu’avec les autorités et services étrangers.

⁵L’OFJ²⁹⁶ peut conclure des traités internationaux de portée mineure dans le domaine de l’échange et de l’obtention de données d’état civil.²⁹⁷

⁶L’UIS est responsable des aspects techniques de l’exploitation, du développement et de la formation ainsi que de l’assistance technique en relation avec le registre de l’état civil. Elle est notamment chargée des tâches suivantes:

a.

l’élaboration de directives techniques;

b.

la réalisation d’inspections techniques;

c.

la gestion des répertoires des communes et des lieux d’origine;

d.

l’échange et l’obtention de documents d’état civil;

e.

l’harmonisation des registres en lien avec le numéro AVS.²⁹⁸

¹Les autorités de surveillance font inspecter les offices de l’état civil tous les deux ans au moins. Lorsqu’un office n’offre pas la garantie d’une exacte exécution de ses tâches, elles organisent les inspections aussi souvent que nécessaire, afin de remédier immédiatement aux défauts constatés.

²Une fois par année, les autorités de surveillance présentent à l’OFEC un rapport portant sur:²⁹⁹

a.

l’accomplissement de leurs tâches (art. 45, al. 2, CC);

b.

l’adoption et la modification de prescriptions et de directives cantonales;

c.

la gestion des offices, en particulier sur les résultats des inspections et les mesures qui ont été prises;

d.

la jurisprudence essentielle en matière d’état civil;

e.

l’accomplissement de tâches pour lesquelles l’obligation d’établir un rapport est prévue spécialement, comme pour ce qui a trait au respect de la protection des données et à la garantie de la sécurité des données ainsi qu’aux mesures d’intégration des personnes handicapées (art. 18 de la LF du 13 déc. 2002 sur l’élimination des inégalités frappant les personnes handicapées³⁰⁰);

f.

les résultats obtenus pour optimiser les tâches à effectuer.

³…³⁰¹

¹Les autorités de surveillance interviennent d’office dans les cas de gestion irrégulière des services qui leur sont subordonnés; elles prennent les mesures exigées par les circonstances, le cas échéant aux frais des communes, des districts ou du canton.

²Le même droit appartient à l’OFEC si l’autorité cantonale de surveillance, invitée à prendre des mesures, n’agit pas ou a pris des mesures insuffisantes.³⁰²

³La procédure et les voies de droit sont régies par les art. 89 et 90.

¹L’autorité de surveillance, agissant d’office ou sur requête de l’OFEC, prononce le renvoi de l’officier de l’état civil ou du suppléant qui s’est montré incapable d’exercer sa fonction ou qui ne remplit plus les conditions d’éligibilité prévues à l’art. 4, al. 3; le cas échéant, elle l’exclut d’une réélection.

²La procédure et les voies de droit sont régies par les art. 89 et 90.

L’OFEC peut, par décision écrite, ordonner à l’UIS d’adapter une séquence de données dans le registre de l’état civil, lorsqu’une modification purement technique de même nature s’impose.