Chapitre 6 Divulgation des données

¹Les collaborateurs des autorités de l’état civil doivent observer le secret sur les données personnelles. Cette obligation subsiste après la cessation des rapports de service.

²La divulgation de données personnelles fondée sur des dispositions particulières est réservée.

¹L’office de l’état civil qui a procédé à l’enregistrement est compétent pour divulguer d’office les données.

²L’établissement sur demande de documents d’état civil est réglé comme suit:

a.

les actes relatifs à des faits d’état civil sont délivrés par l’office de l’état civil qui a procédé à l’enregistrement;

b.

les certificats relatifs à l’état civil ou au statut familial sont délivrés par l’office de l’état civil du lieu d’origine ou, si la personne ne possède pas la nationalité suisse, par l’office de l’état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile;

c.

les certificats de famille et les certificats de partenariat peuvent en outre être délivrés, renouvelés ou remplacés par l’office de l’état civil qui a enregistré le dernier fait relatif à la personne concernée;

d.

les extraits tirés des registres tenus sur papier sont délivrés par l’office de l’état civil qui les détient (art. 92a, al. 1).

³Si le demandeur ne peut déterminer quel office de l’état civil est compétent pour la divulgation des données, l’OFEC, pour autant qu’il possède les informations requises, le dirige sur demande vers l’office compétent.¹⁸⁴

⁴Si plusieurs offices sont compétents et que le traitement de la demande par plusieurs offices entraînerait une surcharge de travail, l’OFEC peut décider lequel est compétent ou divulguer lui-même les données.¹⁸⁵

¹…¹⁸⁶

²Les données personnelles qui ne sont pas conformes à l’état actuel (art. 16, al. 1, let. c) ou qui ne sont pas encore enregistrées valablement (art. 28), celles qui doivent faire l’objet d’une modification (art. 29 et 30) et les données bloquées (art. 46) ne peuvent être divulguées qu’avec l’autorisation de l’autorité de surveillance.¹⁸⁷

¹L’autorité de surveillance fait bloquer la divulgation des données personnelles:¹⁸⁸

a.

sur demande ou d’office, pour autant que la protection de la personne concernée l’exige ou que cela soit prévu par la loi;

b.¹⁸⁹

sur la base d’une décision judiciaire;

c.¹⁹⁰

à titre de mesure superprovisionnelle prise dans l’attente d’une décision judiciaire; le recours n’a pas d’effet suspensif;

d.¹⁹¹

lorsqu’elles ne sont pas à jour et qu’une actualisation dans un délai raisonnable est possible.

^1bisÀ titre de mesure superprovisionnelle selon l’al. 1, let. c, l’autorité de surveillance fait notamment bloquer la divulgation lorsqu’une procédure d’annulation du mariage ou du partenariat est engagée.¹⁹²

²Si les conditions de l’opposition ne sont plus données, elle fait procéder à sa levée.

³Le droit de l’enfant adopté d’obtenir des données relatives à l’identité de ses parents biologiques est réservé (art. 268c CC).

¹L’autorité de surveillance bloque l’utilisation des données de l’état civil disponibles en ligne si elle juge qu’il existe un risque d’obtention frauduleuse d’une constatation fausse.

²Elle lève le blocage dès qu’elle peut exclure une utilisation abusive des données.

¹Les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués au moyen de la formule prévue à cet effet (art. 6), sous la forme d’un acte authentique.

²En l’absence de formule ou lorsque son utilisation n’est pas adéquate, les données sont divulguées:

a.

par une confirmation ou une attestation écrite, sous la forme d’un acte authentique;

b.

par une copie légalisée de l’inscription tirée des registres de l’état civil tenus sur papier, sous la forme d’un acte authentique;

c.

par une copie légalisée des pièces justificatives, sous la forme d’un acte authentique;

d.

sur demande de la CdC, conformément aux dispositions applicables;

e.

oralement aux offices de l’état civil et aux autorités de surveillance lorsque l’interlocuteur peut être identifié avec certitude.

f.

par une copie non légalisée pour les registres de l’état civil considérés comme des archives au sens de l’art. 6a, al. 3.

³L’art. 43a, al. 4 et 5, CC régit l’accès en ligne aux données du registre de l’état civil par des autorités externes à l’état civil.¹⁹⁵

¹Les actes authentiques et les légalisations sur papier doivent être datés, certifiés conformes par la signature de l’officier de l’état civil et munis du sceau de l’office.

²L’OFEC émet des directives sur la qualité du papier et les modes d’écriture des documents de l’état civil. Les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués sur le papier sécurisé défini par l’OFEC.

³Pour la légalisation, au sens de l’art. 18a, al. 2, des documents source, l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE)¹⁹⁷ est applicable, notamment l’art. 17.

¹La personne nommée ou élue officier de l’état civil est autorisée à délivrer des documents d’état civil sous forme électronique, y compris des actes authentiques et des documents légalisés.

²Les autorités cantonales de surveillance et l’OFEC peuvent autoriser leurs collaborateurs à procéder électroniquement à la légalisation selon l’art. 18a, al. 2.

³L’OFEC peut autoriser ses collaborateurs à délivrer électroniquement des documents d’état civil au sens de l’art. 92b, al. 1^bis, y compris des actes authentiques et des documents légalisés.

⁴L’OAAE¹⁹⁹ est applicable.

⁵La transmission de documents d’état civil sous forme électronique est soumise à l’art. 89, al. 4.²⁰⁰

Les documents mentionnés à l’art. 47 ont la même force probante que les supports de données (registres de l’état civil et pièces justificatives) originaux.

Les données divulguées d’office le sont sans délai.

¹L’office de l’état civil compétent pour l’enregistrement communique notamment les données suivantes à l’administration communale du domicile ou du lieu de séjour actuel ou du dernier domicile ou lieu de séjour connu de la personne concernée, aux fins de tenir le registre du contrôle des habitants:

a.²⁰⁴

la naissance, le décès, la déclaration d’absence et la levée de cette déclaration;

b.²⁰⁵

toute modification du nom, de l’état civil, du droit de cité, de la filiation ou du sexe;

c.

la rectification des données d’état civil, pour autant qu’elle produise des effets sur les données actuelles de la personne;

d.²⁰⁶

…

²Il indique le numéro AVS²⁰⁷ de la personne concernée, pour autant qu’il ait été attribué par la CdC (art. 8a).

³Les données sont livrées automatiquement et sous forme électronique.

¹L’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil communique l’acquisition du droit de cité communal par naturalisation aux offices de l’état civil des éventuels autres lieux d’origine.

²Lorsque la personne concernée possède un droit de bourgeoisie ou de corporation dans sa commune d’origine et que le canton d’origine le demande, l’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil communique à l’office de l’état civil du lieu d’origine:

a.

la naissance et le décès;

b.

tout changement de nom, d’état civil ou de droit de cité;

c.

toute modification des données personnelles.

¹L’office de l’état civil compétent pour l’enregistrement communique à l’autorité de protection de l’enfant du domicile de l’enfant:²¹⁰

a.²¹¹

la naissance d’un enfant dont la filiation n’est établie qu’avec un seul de ses parents au moment de sa naissance;

b.

la naissance d’un enfant né dans les 300 jours qui suivent le décès ou la déclaration d’absence de l’époux de la mère;

c.

la reconnaissance d’un enfant mineur;

c^bis.²¹²

la déclaration concernant l’autorité parentale conjointe déposée en même temps que la reconnaissance et la convention sur l’attribution des bonifications pour tâches éducatives;

c^ter.²¹³

l’annonce ultérieure d’une seconde mère dans le cas prévu par l’art. 35, al. 6^bis;

d.

le décès de l’un des parents exerçant l’autorité parentale;

d^bis.²¹⁴

le décès d’un enfant s’il survient pendant la première année qui suit la naissance et si la filiation avec son deuxième parent n’est pas établie;

e.

la découverte d’un enfant;

f.²¹⁵

l’adoption d’un enfant à l’étranger.

²…²¹⁶

³L’autorité de surveillance saisie d’une demande de reconnaissance d’un mariage contracté à l’étranger par un mineur communique ce fait à l’autorité de protection de l’enfant à son lieu de domicile.²¹⁷

¹L’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil communique au Secrétariat d’État aux migrations les faits d’état civil et changements de données personnelles suivants se rapportant à des personnes à protéger, à des personnes qui demandent l’asile, dont la demande d’asile a été rejetée ou qui ont été admises provisoirement ou encore à des réfugiés admis provisoirement ou titulaires d’une autorisation de séjour ou d’établissement:²²⁰

a.

les naissances;

b.²²¹

l’établissement et la rupture de liens de filiation;

c.²²²

les mariages, les partenariats enregistrés et leur conversion en mariage, ainsi que les dissolutions de mariages et de partenariats enregistrés;

d.

les décès.

²L’office de l’état civil compétent pour la préparation du mariage procède en outre aux communications prévues aux art. 67, al. 5, et 74a, al. 6, let. b et c, et 7.²²³

¹L’Office fédéral de la statistique reçoit les données statistiques conformément à l’ordonnance du 30 avril 2025 sur la statistique fédérale²²⁴.²²⁵

²La livraison des données se fait automatiquement et sous forme électronique.²²⁶

Le registre de l’état civil transmet automatiquement un signalement électronique à la banque de données RIPOL visée à l’art. 15 de la loi fédérale du 13 juin 2008 sur les systèmes d’information de police de la Confédération²²⁸, en cas de modification d’une des données d’identité auxquelles l’Office fédéral de la police a accès selon le tableau figurant en annexe.

¹L’office de l’état civil compétent pour enregistrer les données de l’état civil communique à la CdC, pour chaque personne:

a.

les données mentionnées à l’art. 8, let. a, ch. 1, c, d, e, ch. 1 et 3, f, l, m et n, ch. 1 et 2, lors de la naissance (art. 15a, al. 1) ou lors de la saisie ultérieure dans le registre de l’état civil (art. 15a, al. 2);

b.

la modification des données communiquées, en indiquant le numéro AVS (art. 8, let. b);

c.

les données mentionnées à l’art. 8, let. a, ch. 1, c, d, e, ch. 1 et 3, f, g, l, m et n, ch. 1 et 2, lors de la déclaration d’absence ou lors du décès.

²Les données sont livrées automatiquement sous forme électronique.

¹Les données personnelles se rapportant à des ressortissants étrangers sont communiquées à leurs autorités nationales si cette communication est prévue par une convention internationale.

²À défaut de convention, les faits d’état civil ne peuvent en principe être annoncés que par les ayants droit (art. 59). Sont réservés des cas exceptionnels de transmission officielle d’extraits à la demande d’autorités étrangères (art. 61).

³Les communications mentionnées à l’al. 1 sont transmises directement à l’UIS par l’office de l’état civil, à l’intention de la représentation étrangère, pour autant que la convention internationale n’en dispose pas autrement.²³⁰

¹L’office de l’état civil du lieu de décès annonce tous les décès de ressortissants étrangers à la représentation de l’État d’origine dans la circonscription de laquelle le décès est intervenu (art. 37, let. a, de la conv. de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires²³¹).

²L’avis est à notifier sans retard et contient, pour autant qu’elles soient disponibles, les indications suivantes:

a.

nom de famille;

b.

prénoms;

c.

sexe;

d.

lieu et date de la naissance;

e.

lieu et date du décès.

¹Les autres obligations de communiquer et d’aviser que les offices de l’état civil peuvent avoir en vertu du droit fédéral ou cantonal sont réservées.

²Les personnes titulaires d’un droit de bourgeoisie ou de corporation sont désignées comme telles dans le registre, sur la base des indications fournies par les entités cantonales compétentes.²³²

³Les principes régissant l’observation du secret (art. 44) s’appliquent également aux autorités qui reçoivent les communications ou les avis.²³³

¹Les autorités de l’état civil sont tenues de divulguer des données personnelles aux tribunaux et aux autorités administratives suisses sur demande et dans la mesure où cela est indispensable à l’accomplissement de leurs tâches légales.

²Les demandes de la Croix-Rouge suisse sont assimilées à celles des tribunaux et des autorités administratives suisses lorsqu’elles sont liées à l’accomplissement de ses tâches, notamment la recherche d’origines et de personnes disparues.²³⁵

La divulgation de données personnelles à des particuliers s’effectue lorsqu’un intérêt direct et digne de protection est établi et que l’obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée.

¹Des données personnelles sont divulguées à des chercheurs lorsque leur obtention auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée. La divulgation requiert l’autorisation de l’autorité de surveillance.

²La divulgation est assortie des charges prévues par le droit de la protection des données, qui obligent notamment les chercheurs:

a.

à rendre les données anonymes dès que le but du traitement le permet;

b.

à ne communiquer les données à des tiers qu’avec le consentement de l’officier de l’état civil;

c.

à garantir l’impossibilité d’identifier les personnes concernées en cas de publication des résultats.

³Si les données sont divulguées à des fins de recherche se rapportant à des personnes, les résultats ne peuvent être publiés qu’avec le consentement écrit des personnes concernées. Il incombe au chercheur de le recueillir.

¹S’il n’existe aucune convention internationale (art. 54), des données personnelles peuvent être transmises exceptionnellement à une représentation étrangère, sur demande.

²La demande est à adresser à l’OFEC.

³La représentation étrangère doit prouver:

a.

qu’elle n’a pu, malgré des efforts appropriés, obtenir l’information désirée de l’ayant droit (art. 59);

b.

que la personne légitimée refuse la divulgation des données, sans motifs valables, notamment en vue de se soustraire à une disposition légale suisse ou étrangère;

c.

qu’elle est, en matière de droit sur la protection des données, soumise à des prescriptions comparables à celles de la Suisse;

d.

qu’elle respecte le principe de la réciprocité.

⁴L’OFEC commande l’extrait directement auprès de l’office de l’état civil compétent lorsque les preuves requises ont été apportées, à moins qu’il ne s’agisse d’un acte de décès sollicité par une autorité de l’État d’origine du défunt et que cet État soit partie à la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires²³⁷. L’office de l’état civil transmet directement le document à l’Office fédéral à l’intention de la représentation étrangère.

⁵Il n’est pas perçu d’émolument.