Chapitre 3 Procédure d’enregistrement

¹Nul ne peut être saisi plus d’une fois dans le registre de l’état civil. L’art. 15b est réservé.⁷¹

²Aucun fait d’état civil ne peut être enregistré dans le registre de l’état civil si la personne concernée n’y est pas saisie et que ses données ne sont pas à jour, sauf naissance d’un enfant trouvé (art. 10) ou décès d’une personne inconnue.

³Les faits d’état civil sont enregistrés dans l’ordre chronologique.

⁴Les séquences de données (ensemble des données se rapportant à une personne) des personnes saisies dans le registre de l’état civil sont reliées entre elles du fait de la naissance d’un rapport relevant du droit de la famille. La relation est supprimée lorsque ce rapport juridique est rompu.

⁵Les données de toutes les personnes concernées par un fait d’état civil sont mises à jour lors de l’enregistrement de ce fait.

¹Toute personne est saisie dans le registre de l’état civil à l’annonce de sa naissance.

²Un ressortissant étranger dont les données ne sont pas disponibles est saisi lorsqu’il:

a.

est concerné par un fait ou une déclaration d’état civil qui doit être enregistré en Suisse;

b.

dépose une demande d’acquisition de la nationalité suisse;

c.

demande d’inscrire le fait qu’il a constitué un mandat pour cause d’inaptitude (art. 8, let. k, ch. 1).⁷³

^2bis…⁷⁴

³Si la présentation des documents nécessaires à la saisie d’un ressortissant étranger dans le registre de l’état civil s’avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, l’officier de l’état civil examine la possibilité de recevoir une déclaration conformément à l’art. 41, al. 1, CC.

⁴Si la saisie découle d’une naissance ou d’une reconnaissance et que les données sur les parents ne peuvent être établies en temps utile à satisfaction de droit, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement renoncer, dans des cas fondés, à saisir certaines données de leur état civil.⁷⁵

^4bisAucune exception n’est admise pour les noms, prénoms, sexes et dates de naissance. Si ces données ne peuvent être établies en temps utile à satisfaction de droit, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement, dans des cas fondés, saisir les noms, prénoms, sexes et dates de naissance des parents dans le registre de l’état civil avec la mention «données non vérifiées».⁷⁶

⁵Si la saisie prévue à l’al. 2 découle de l’enregistrement d’un décès, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement renoncer, dans des cas fondés, à saisir sans délai certaines données de l’état civil du défunt.

⁶La séquence de données peut être complétée ultérieurement sur présentation des documents manquants.

¹Les personnes ci-après peuvent être saisies dans le registre de l’état civil sous une ou plusieurs identités supplémentaires:

a.

les personnes à protéger, en application de l’art. 5, let. e, de la loi fédérale du 23 décembre 2011 sur la protection extraprocédurale des témoins (Ltém)⁷⁸;

b.

les collaborateurs du Service de protection des témoins, en application de l’art. 19, al. 4, Ltém;

c.

les personnes qui agissent comme agents infiltrés au sens de l’art. 285a du code de procédure pénale⁷⁹, de l’art. 73 de la procédure pénale militaire du 23 mars 1979⁸⁰ ou du droit cantonal;

d.

les personnes dotées d’une identité d’emprunt en vertu de l’art. 14c de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure⁸¹;

e.

les personnes qui recherchent et évaluent des informations sur l’étranger importantes en matière de politique de sécurité en vertu de l’art. 1, let. a, de la loi fédérale du 3 octobre 2008 sur le renseignement civil⁸² et qui recourent à cet effet à des papiers d’identité fictifs et des assertions trompeuses en vertu de l’art. 16, al. 1, de l’ordonnance du 4 décembre 2009 sur le Service de renseignement de la Confédération⁸³.

²Les demandes de saisie d’une ou plusieurs identités supplémentaires dans le registre de l’état civil indiquent les données à saisir et les bases légales pertinentes. Elles sont déposées dans leur version originale, sous forme écrite et signées.

³Les autorités fédérales déposent leurs demandes auprès de l’Unité Infostar (UIS) de l’Office fédéral de la justice (OFJ).⁸⁴

⁴Les autorités cantonales déposent leurs demandes auprès de l’Office fédéral de la police. Celui-ci vérifie l’identité de l’autorité requérante et transmet la demande à l’UIS.⁸⁵

⁵La saisie des données, les obligations d’annoncer, les communications officielles et la divulgation des données sont soumises aux instructions données au cas par cas par l’UIS.⁸⁶

¹L’autorité de l’état civil:

a.

examine si elle est compétente;

b.

s’assure de l’identité et de la capacité civile des personnes concernées;

c.⁸⁷

vérifie que les données disponibles …⁸⁸ et les indications à enregistrer sont exactes, complètes et conformes à l’état actuel.

²Les personnes concernées doivent produire les pièces requises. Celles-ci ne doivent pas dater de plus de six mois. Si l’obtention de tels documents s’avère impossible ou ne peut manifestement être exigée, des documents plus anciens sont admis dans des cas fondés.

³…⁸⁹

⁴Il n’est pas nécessaire de produire des documents pour prouver des faits d’état civil qui sont disponibles …⁹⁰.⁹¹

⁵L’autorité de l’état civil informe et conseille les personnes concernées, met en œuvre, au besoin, des recherches supplémentaires et peut exiger la collaboration des personnes concernées.

⁶Les cantons peuvent prévoir que les documents soient soumis à l’autorité de surveillance pour vérification lorsque des ressortissants étrangers sont saisis dans le registre de l’état civil conformément à l’art. 15a, al. 2.⁹²

⁷L’autorité de l’état civil dénonce aux autorités de poursuites cantonales compétentes les infractions pénales qu’elle constate dans l’exercice de ses fonctions (art. 43a, al. 3^bis, CC); elle leur remet les documents pour lesquels il existe un doute fondé qu’ils sont falsifiés ou utilisés illégalement. Ces autorités prennent sans délai les mesures de protection nécessaires.⁹³

⁸Lorsqu’elle a des raisons de croire qu’un mariage ou un partenariat enregistré est entaché d’un vice entraînant la nullité, l’autorité de l’état civil est tenue d’informer l’autorité compétente pour intenter l’action en annulation (art. 106, al. 1, 2^e phrase, CC, et art. 9, al. 2, 2^e phrase, LPart); elle en avise l’autorité de surveillance.⁹⁴

¹L’officier de l’état civil peut demander aux personnes concernées une confirmation écrite de l’exactitude de leurs données au sens de l’art. 16, al. 1, let. c, dans les cas suivants:

a.

lorsqu’il saisit un ressortissant étranger dans le registre de l’état civil;

b.

lorsqu’il vérifie l’état des données disponibles.

²Avant de recevoir la confirmation de l’exactitude des données, l’officier de l’état civil rend la personne attentive aux conséquences pénales de l’obtention frauduleuse d’une constatation fausse (art. 253 du code pénal⁹⁶). L’établissement de la confirmation et sa réception sont gratuits.

³La confirmation de l’exactitude des données est signée par la personne concernée ou par son représentant légal. Sauf cas exceptionnels particulièrement fondés, la signature est apposée en présence d’un officier de l’état civil.

⁴La confirmation de l’exactitude des données est archivée avec les pièces justificatives du processus d’enregistrement.

¹L’autorité de surveillance peut admettre que, dans un cas d’espèce, la preuve de données relatives à l’état civil repose sur une déclaration faite à l’officier de l’état civil, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

a.

la personne tenue d’apporter sa collaboration démontre qu’au terme de toutes les démarches entreprises, l’obtention des documents pertinents s’avère impossible ou qu’elle ne peut raisonnablement être exigée et

b.

il ressort des documents et des informations à disposition que les données en question ne sont pas litigieuses.

²L’officier de l’état civil invite expressément la personne qui procède à la déclaration à dire la vérité, la rend attentive aux conséquences pénales d’une fausse déclaration et légalise sa signature.

³Lorsque l’autorité de surveillance se déclare incompétente, elle rend une décision formelle et invite la personne concernée à saisir les tribunaux compétents pour constater son état civil.⁹⁷

¹Les actes suivants doivent être signés à la main et en présence de la personne chargée de leur réception ou de leur enregistrement:

a.

le consentement à la reconnaissance (art. 11, al. 4);

b.

la déclaration de reconnaissance d’un enfant (art. 11, al. 5 et 6);

b^bis.⁹⁹

la déclaration concernant l’autorité parentale conjointe (art. 11b, al. 1);

c.¹⁰⁰

la déclaration concernant le nom avant le mariage ou suite à l’enregistrement du partenariat à l’étranger (art. 12, al. 3);

d.¹⁰¹

…

e.

la déclaration concernant le nom après la dissolution du mariage (art. 13, al. 2);

f.

la déclaration concernant le nom après la dissolution du partenariat enregistré (art. 13a, al. 2);

g.

la déclaration concernant le nom au sens de l’art. 8a, titre final, CC (art. 14a, al. 2);

h.¹⁰²

la déclaration concernant le changement de sexe et, le cas échéant, de prénoms inscrits dans le registre de l’état civil (art. 14b, al. 1);

h^bis.¹⁰³

le consentement à la déclaration concernant le changement de sexe inscrit dans le registre de l’état civil (art. 14b, al. 2);

i.

la confirmation de l’exactitude des données (art. 16a);

j.

la déclaration valant preuve de données non litigieuses (art. 17);

k.¹⁰⁴

la déclaration du nom de l’enfant (art. 37, al. 5, et 37a, al. 6);

l.

le consentement de l’enfant au changement de nom (art. 37b, al. 2);

m.¹⁰⁵

la déclaration relative aux conditions du mariage (art. 65, al. 1 et 2);

n.

la confirmation du mariage (art. 71, al. 4);

o.¹⁰⁶

la déclaration de conversion du partenariat enregistré en mariage (art. 75n, al. 4, et 75o, al. 1, let. c);

p.¹⁰⁷

…

²Si une personne disposée à signer n’est pas en état de le faire, le fonctionnaire compétent selon l’art. 4 ou 5 atteste cette disposition par écrit en indiquant le motif du défaut de signature.

¹Le fonctionnaire compétent selon l’art. 4 ou 5 légalise les signatures dans les cas prévus par la présente ordonnance. Il s’assure juste auparavant de l’identité du signataire.

²Il certifie la conformité des copies et des photocopies avec l’original.

³S’il existe un doute sur l’authenticité de la signature ou s’il ne ressort pas clairement du document qu’il a été établi par l’autorité compétente, le fonctionnaire peut demander aux services compétents en Suisse ou à l’étranger de procéder à la légalisation du document.

Les données de l’état civil dûment établies sont enregistrées sans délai.

¹Les autorités, notamment les offices de l’état civil, sont tenues de signaler les inexactitudes à l’autorité de surveillance.

²Les inexactitudes peuvent aussi être signalées par les personnes concernées.

³Si elle a accepté des documents contenant des inexactitudes, la personne concernée doit être entendue avant leur rectification.

¹La naissance est enregistrée dans l’arrondissement de l’état civil où elle a eu lieu.

²La naissance survenue dans un véhicule en course est enregistrée dans l’arrondissement de l’état civil où la mère a quitté le véhicule.

³La naissance d’un enfant trouvé est enregistrée dans l’arrondissement de l’état civil du lieu de la découverte; l’office de l’état civil compétent enregistre le lieu, l’heure et les circonstances de la découverte, le sexe de l’enfant, son âge présumé et ses éventuels signes distinctifs.

⁴Si la filiation, le lieu ou l’heure de naissance de l’enfant sont établis ultérieurement, l’enregistrement effectué selon l’al. 3 est radié sur décision de l’autorité de surveillance et la naissance est enregistrée à nouveau.

¹Le décès est enregistré dans l’arrondissement de l’état civil où il a eu lieu.

²Le décès survenu dans un véhicule en course est enregistré dans l’arrondissement de l’état civil où le corps a été retiré du véhicule.

³Lorsqu’il est impossible de déterminer le lieu du décès, celui-ci est enregistré dans l’arrondissement de l’état civil où le corps a été découvert; l’office de l’état civil compétent enregistre la date et l’heure de la découverte du corps.

⁴S’il est établi ultérieurement qu’une personne dont le corps a été découvert est décédée dans un autre arrondissement de l’état civil, l’enregistrement effectué selon l’al. 3 est radié sur décision de l’autorité de surveillance et l’office de l’état civil compétent enregistre à nouveau le décès. Le lieu, la date et l’heure du décès peuvent toujours être rectifiés d’office ou, si la preuve est litigieuse, sur décision judiciaire.

⁵Si le défunt ne peut être identifié dans un délai raisonnable, l’office de l’état civil compétent enregistre le lieu, la date et l’heure du décès ou de la découverte du corps, le sexe, l’âge présumé, les éventuels signes distinctifs et les circonstances du décès ou de la découverte du corps.

⁶Si l’identité du défunt est établie ultérieurement, l’office de l’état civil compétent l’indique en complément dans l’enregistrement effectué selon l’al. 5 sur décision de l’autorité de surveillance et enregistre à nouveau le décès.

¹La compétence d’enregistrer les naissances et les décès qui se produisent à bord d’aéronefs ou de navires est régie par les art. 18 et 19 de l’ordonnance du 22 janvier 1960 sur les droits et devoirs du commandant d’aéronef¹¹⁴ ou par l’art. 56 de la loi fédérale du 23 septembre 1953 sur la navigation maritime sous pavillon suisse¹¹⁵.

²Si la mort d’une personne dont le corps n’a pas été retrouvé est tenue pour certaine, l’office de l’état civil de l’arrondissement du lieu probable du décès enregistre le décès sur ordre du juge (art. 34 et 42 CC).

³Les naissances et les décès survenus à l’étranger pour lesquels aucun acte d’état civil ne peut être présenté sont enregistrés sur ordre du juge par l’office de l’état civil du siège du tribunal compétent selon le droit cantonal (art. 40, al. 1, let. a).

¹La célébration du mariage et la réception de la déclaration de volonté de convertir un partenariat enregistré en mariage, de la déclaration de reconnaissance d’un enfant, de la déclaration concernant le nom et de la déclaration concernant le changement de sexe inscrit dans le registre de l’état civil sont enregistrées à l’office de l’état civil qui a procédé à l’acte.¹¹⁸

²L’art. 23 s’applique par analogie à la compétence d’enregistrer les déclarations reçues par une représentation de la Suisse à l’étranger.¹¹⁹

³La reconnaissance d’un enfant faite devant le juge ou par testament est enregistrée par l’office de l’état civil du siège du tribunal ou du lieu où le testament a été ouvert. Les offices spécialisés conservent la compétence prévue à l’art. 2, al. 2, let. b.

⁴La déclaration des données non litigieuses effectuée conformément à l’art. 17 est reçue par l’office de l’état civil qui saisit la personne étrangère dans le registre de l’état civil.

¹Les décisions judiciaires et administratives ainsi que les naturalisations prononcées en Suisse sont enregistrées dans le canton où elles ont été prononcées.

²Les arrêts du Tribunal fédéral sont enregistrés dans le canton où l’autorité de première instance a son siège et les décisions de l’administration fédérale dans le canton d’origine de la personne concernée.¹²⁰

³L’autorité de surveillance veille à ce que les données de l’état civil qui sont communiquées soient enregistrées et fassent l’objet d’une divulgation officielle (chap. 6, section 2).

⁴Le partage des compétences dans les cantons est régi par le droit cantonal.

¹Les décisions et actes d’état civil étrangers sont enregistrés sur décision de l’autorité de surveillance du canton d’origine de la personne concernée. Si une personne est originaire de plusieurs cantons, la décision incombe à l’autorité de surveillance à laquelle le document étranger est présenté.

²Les décisions et actes d’état civil étrangers se rapportant à des ressortissants étrangers sont enregistrés sur décision de l’autorité de surveillance par l’office de l’état civil suivant:

a.

lorsque l’enregistrement produit des effets relevant du droit de la famille sur une personne de nationalité suisse, l’office du canton d’origine de cette personne;

b.

à défaut, lorsque les données de la personne sont disponibles, l’office du canton de domicile ou du canton dans lequel une opération doit être effectuée;

c.

à défaut, l’office du canton de naissance.

³L’autorité de surveillance qui rend une décision de reconnaissance ou de refus de transcription en vertu de l’art. 32, al. 1, LDIP¹²² communique à l’autorité cantonale compétente en matière d’étrangers du lieu de séjour de la personne concernée les faits indiquant qu’un mariage a été célébré ou un partenariat conclu dans le but de contourner les dispositions sur l’admission et le séjour des étrangers (art. 82a OASA¹²³). Elle l’informe en outre du résultat des investigations qu’elle a menées.¹²⁴

⁴Le droit cantonal précise quel office est compétent pour procéder aux enregistrements prévus à l’art. 2, al. 2, let. a, ou al. 3.

⁵ La dénonciation des infractions pénales constatées et les mesures de protection sont régies par l’art. 16 al. 7. L’obligation d’informer l’autorité compétente pour intenter l’action en annulation des mariages et partenariats enregistrés entachés d’un vice entraînant leur nullité est régie par l’art. 16, al. 8.¹²⁵

Chaque office de l’état civil est compétent pour, sur demande:

a.

inscrire la constitution d’un mandat pour cause d’inaptitude et le lieu de dépôt de ce mandat;

b.

modifier une inscription;

c.

radier une inscription.

¹Les noms sont enregistrés tels qu’ils figurent dans les actes d’état civil ou, à défaut, dans les autres pièces probantes, dans la mesure où le jeu de caractères du système (art. 80) le permet.¹²⁷

²Est enregistré en tant que nom de célibataire d’une personne le nom:

a.

porté immédiatement avant la conclusion du premier mariage ou avant l’enregistrement du premier partenariat, ou

b.

acquis en tant que nouveau nom de célibataire sur la base d’une décision de changement de nom.¹²⁸

³Les noms officiels qui ne constituent ni des noms de famille ni des prénoms sont saisis sous la rubrique «autres noms officiels».

⁴Il est interdit d’omettre des noms, de les traduire ou d’en changer l’ordre.

Les titres et les grades ne sont pas saisis.

¹Est enregistré comme lieu:

a.

le nom des communes suisses tel qu’il figure dans le répertoire officiel des communes de Suisse;

b.

le nom des États étrangers ou des zones géographiques délimitées d’importance internationale; les villes, quartiers, localités et divisions territoriales sont saisis à titre complémentaire en respectant la graphie des pièces probantes, pour autant que le jeu de caractères mentionné à l’art. 80 le permette.

²Le nom des États étrangers est enregistré sous sa forme courte telle qu’elle figure dans la liste des dénominations d’États pour l’usage officiel en Suisse tenue par la Chancellerie fédérale¹³⁰.¹³¹

³Si le lieu se trouve dans une région dont l’appartenance est contestée, le nom de l’État est enregistré comme lieu conformément à la liste de codes des États et des territoires utilisés dans les statistiques de la Confédération qui est publiée par l’Office fédéral de la statistique¹³².¹³³

¹La fonction «enregistrement» permet d’enregistrer valablement les données de l’état civil dans le registre de l’état civil.

²Seuls les officiers de l’état civil qui justifient d’un droit d’accès correspondant (art. 79) sont habilités à enregistrer les données, sous leur numéro personnel d’identification utilisateur.

¹La modification administrative de données de l’état civil prévue à l’art. 43 CC intervient sur ordre de l’autorité de surveillance; les inexactitudes constatées avant l’enregistrement d’un nouveau fait d’état civil peuvent toutefois être rectifiées par l’office de l’état civil fautif sous sa seule responsabilité.¹³⁶

²Lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées, la modification incombe à celle d’entre elles qui est responsable:

a.

du premier enregistrement des données de l’état civil à modifier, ou

b.

des faits d’état civil qui se sont produits avant le dernier enregistrement et doivent être enregistrés après coup.¹³⁷

³Si les compétences sont incertaines, la modification doit intervenir conformément aux directives de l’OFEC.¹³⁸

⁴…¹³⁹

Si, en raison d’un manque de personnel temporaire, un canton n’est pas en mesure de procéder à la modification de données de l’état civil, celle-ci peut être effectuée pour une durée limitée par l’autorité de l’état civil d’un autre canton en accord avec l’OFEC.

¹Si la modification a été ordonnée par un juge, elle est effectuée par l’autorité de surveillance au siège du tribunal.

²Si plusieurs cantons sont concernés, la compétence est régie par l’art. 29, qui s’applique par analogie.

¹Les cantons sont responsables de la conservation sûre et appropriée des pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil (art. 7) et des documents relatifs à d’autres données traitées dans le registre (art. 8).

²La Confédération met à la disposition des cantons un système centralisé de conservation électronique des pièces justificatives.

³L’office de l’état civil est tenu de conserver les pièces justificatives sous forme électronique lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées par une modification de données de l’état civil et que la compétence est régie par l’art. 29, al. 2.

⁴Les pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil et qui sont transmises au Secrétariat d’État aux migrations en application de l’art. 2b de l’ordonnance 1 du 11 août 1999 sur l’asile¹⁴³ sont conservées par cette autorité. Elle les tient à la disposition des autorités de l’état civil.

¹Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 50 ans.

²Les pièces justificatives sur papier peuvent être détruites trois mois après leur numérisation et leur dépôt dans le système de conservation électronique des pièces justificatives (art. 31, al. 2), dès lors que la possibilité a été offerte à la personne concernée d’en reprendre possession et qu’elle y a expressément renoncé.¹⁴⁴

³L’al. 1 s’applique aux actes d’état civil étrangers et aux décisions judiciaires et administratives étrangères qui ne peuvent être restitués.¹⁴⁵

¹La divulgation de données ressortant des pièces justificatives est régie par les dispositions du chap. 6.¹⁴⁶

²Les offices de l’état civil peuvent décider de restituer aux ayants droit les pièces justificatives. Celles-ci doivent être remplacées par des copies certifiées conformes à l’original.