Chapitre 1 Dispositions générales

¹Les cantons définissent les arrondissements de l’état civil de manière à ce que les officiers de l’état civil aient un taux d’occupation suffisant pour assurer une exacte exécution de leurs tâches. Ce taux ne doit pas être inférieur à 40 %. Il est calculé sur la base des opérations d’état civil uniquement.

²Dans les cas particulièrement fondés, le Département fédéral de justice et police (DFJP) peut, sur demande de l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil (autorité de surveillance), accorder une dérogation pour le taux d’occupation minimal. L’autorité de surveillance statue sous sa seule responsabilité lorsque la demande porte uniquement sur le degré d’occupation d’un officier de l’état civil et qu’elle ne touche pas la dimension de l’arrondissement. L’exacte exécution des tâches doit toujours être assurée.

³Des arrondissements peuvent englober des communes issues de plusieurs cantons. Les cantons concernés doivent s’entendre avec l’Office fédéral de l’état civil (OFEC) avant de passer les conventions nécessaires.

⁴Les cantons préviennent l’OFEC avant toute modification d’un arrondissement de l’état civil.

¹Les cantons désignent pour chaque arrondissement le siège de l’office de l’état civil.

²Ils préviennent l’OFEC avant de déplacer le siège d’un office.

³Tout arrondissement doit comporter au moins une salle des mariages mise gratuitement à la disposition des couples pour la célébration des mariages et la conversion de partenariats enregistrés en mariages sous forme de cérémonie.⁶

⁴L’utilisation d’autres locaux pour la célébration des mariages et la conversion de partenariats enregistrés en mariages sous forme de cérémonie requiert l’autorisation de l’autorité de surveillance, sauf pour les cas prévus à l’art. 70, al. 2.⁷

¹Les cantons peuvent créer des offices spécialisés dont l’arrondissement englobe la totalité du territoire cantonal. Ils en désignent le siège s’il ne coïncide pas avec celui d’un office de l’état civil ordinaire.⁸

²Les offices spécialisés peuvent se voir attribuer les tâches suivantes:

a.

enregistrer des décisions ou des actes étrangers concernant l’état civil en vertu des décisions de leur autorité de surveillance (art. 32 de la LF du 18 déc. 1987 sur le droit international privé, LDIP⁹);

b.

enregistrer des jugements ou des décisions des tribunaux ou des autorités administratives de leur canton;

c.¹⁰

enregistrer des décisions administratives de la Confédération concernant des ressortissants de leur canton ou des jugements du Tribunal fédéral si la décision a été prise en première instance par un tribunal ou une autorité administrative de leur canton.¹¹

³Ils peuvent également confier ces tâches aux offices de l’état civil ordinaires.

⁴Plusieurs cantons peuvent créer ensemble des offices de l’état civil spécialisés. Ils doivent alors s’entendre avec l’OFEC¹² avant de passer les conventions nécessaires.

¹La langue officielle est déterminée par la réglementation cantonale.

²Si, au niveau linguistique, la compréhension d’une opération n’est pas garantie, il est fait appel à un interprète. Les frais sont à la charge des personnes concernées pour autant qu’il ne s’agisse pas d’une traduction dans le langage des sourds.

³L’officier de l’état civil établit l’identité de l’interprète, l’invite à relater fidèlement les propos traduits et le rend attentif aux conséquences pénales d’une fausse déclaration.

⁴Les actes dressés dans une autre langue que les langues officielles suisses peuvent être refusés s’ils ne sont pas accompagnés d’une traduction allemande, française ou italienne légalisée.

⁵Si cela est nécessaire et possible, les autorités de l’état civil assurent la traduction.

⁶Les frais de traduction sont à la charge des personnes concernées.

¹Les cantons fixent pour chaque arrondissement le nombre d’officiers de l’état civil. Ils élisent ou nomment un officier chef d’office et règlent la suppléance.

²Un officier de l’état civil peut prendre en charge plusieurs arrondissements.

³Les officiers de l’état civil doivent remplir les conditions suivantes:

a.¹⁴

…

b.

avoir l’exercice des droits civils;

c.

être titulaire du brevet fédéral d’officier de l’état civil.

⁴Une personne qui n’est pas titulaire du brevet fédéral peut être nommée ou élue officier de l’état civil, à condition d’obtenir ce titre dans un certain délai, fixé d’entente avec l’autorité de surveillance. Dans des cas fondés, ce délai peut exceptionnellement être prolongé d’entente avec l’autorité de surveillance.

⁵Jusqu’à l’obtention du brevet, l’autorité de surveillance décide en accord avec le chef de l’office de l’état civil des tâches que la personne peut exécuter selon les connaissances théoriques et pratiques qu’elle a acquises.

⁶…¹⁵

¹Dans le domaine de l’état civil, les représentations de la Suisse à l’étranger assument notamment les tâches suivantes:¹⁷

a.

informer et conseiller les personnes concernées;

b.

rechercher, recevoir, légaliser, traduire et transmettre des décisions et des documents étrangers relatifs à l’état civil;

c.¹⁸

recevoir et transmettre des demandes et des déclarations en vue de la célébration d’un mariage en Suisse (art. 63, al. 2, et 65, al. 1) ou de la remise de certificats de capacité matrimoniale destinés à un mariage à l’étranger (art. 75) et procéder à l’audition des fiancés (art. 74a, al. 2);

c^bis.¹⁹

recevoir et transmettre des déclarations de conversion du partenariat enregistré en mariage (art. 75n);

d.

recevoir et transmettre des déclarations de paternité (art. 11, al. 6) si l’enregistrement de la reconnaissance de l’enfant n’est pas possible à l’étranger;

e.²⁰

recevoir et transmettre des déclarations concernant le nom (art. 12, al. 2, 13, al. 1, 13a, al. 1, 14, al. 2, 14a, al. 1, 37, al. 4, et 37a, al. 5);

e^bis.²¹

recevoir et transmettre des déclarations concernant le changement de sexe et, le cas échéant, de prénoms inscrits dans le registre de l’état civil (art. 14b);

e^ter.²²

recevoir et transmettre des demandes d’adaptation de la graphie du nom (art. 99f);

f.

faire vérifier les droits de cité communaux et cantonaux et la nationalité suisse;

g.

vérifier l’authenticité de documents étrangers;

h.

rechercher et transmettre des informations relatives au droit étranger;

i.

percevoir des émoluments.

²Elles communiquent à l’office de l’état civil et à l’autorité de surveillance, à l’intention de l’autorité cantonale compétente en matière d’étrangers, les faits indiquant qu’un mariage ou un partenariat est prévu ou a été conclu dans le but de contourner les dispositions sur l’admission et le séjour des étrangers (art. 82a de l’ordonnance du 24 octobre 2007 relative à l’admission, au séjour et à l’exercice d’une activité lucrative, OASA²³).²⁴

³La compétence de la représentation est régie par l’art. 3 de l’ordonnance du 7 octobre 2015 sur les Suisses de l’étranger²⁵.²⁶

⁴L’OFEC donne les instructions nécessaires et exerce la surveillance.²⁷

L’OFEC arrête les formules à utiliser dans le domaine de l’état civil pour la délivrance de documents sur papier ou sous forme électronique, tirés des registres de l’état civil.

¹Par registres de l’état civil, on entend l’ensemble des registres conventionnels tenus sur papier ou sous forme électronique depuis 1876 (registre des naissances, registre des décès, registre des mariages, registre des reconnaissances, registre des légitimations, registre des familles et registre de l’état civil).

²Par registre de l’état civil, on entend le registre de l’état civil électronique au sens de l’art. 39, al. 1, CC, qui remplace les registres de l’état civil tenus sur papier.³¹

³Les registres de l’état civil qui ont été établis à une date antérieure aux dates fixées à l’art. 92a, al. 1, sont considérés comme des archives.³²