Section 1 Dispositions générales

¹Nul ne peut être saisi plus d’une fois dans le registre de l’état civil. L’art. 15b est réservé.⁷¹

²Aucun fait d’état civil ne peut être enregistré dans le registre de l’état civil si la personne concernée n’y est pas saisie et que ses données ne sont pas à jour, sauf naissance d’un enfant trouvé (art. 10) ou décès d’une personne inconnue.

³Les faits d’état civil sont enregistrés dans l’ordre chronologique.

⁴Les séquences de données (ensemble des données se rapportant à une personne) des personnes saisies dans le registre de l’état civil sont reliées entre elles du fait de la naissance d’un rapport relevant du droit de la famille. La relation est supprimée lorsque ce rapport juridique est rompu.

⁵Les données de toutes les personnes concernées par un fait d’état civil sont mises à jour lors de l’enregistrement de ce fait.

¹Toute personne est saisie dans le registre de l’état civil à l’annonce de sa naissance.

²Un ressortissant étranger dont les données ne sont pas disponibles est saisi lorsqu’il:

a.

est concerné par un fait ou une déclaration d’état civil qui doit être enregistré en Suisse;

b.

dépose une demande d’acquisition de la nationalité suisse;

c.

demande d’inscrire le fait qu’il a constitué un mandat pour cause d’inaptitude (art. 8, let. k, ch. 1).⁷³

^2bis…⁷⁴

³Si la présentation des documents nécessaires à la saisie d’un ressortissant étranger dans le registre de l’état civil s’avère impossible ou ne peut être raisonnablement exigée, l’officier de l’état civil examine la possibilité de recevoir une déclaration conformément à l’art. 41, al. 1, CC.

⁴Si la saisie découle d’une naissance ou d’une reconnaissance et que les données sur les parents ne peuvent être établies en temps utile à satisfaction de droit, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement renoncer, dans des cas fondés, à saisir certaines données de leur état civil.⁷⁵

^4bisAucune exception n’est admise pour les noms, prénoms, sexes et dates de naissance. Si ces données ne peuvent être établies en temps utile à satisfaction de droit, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement, dans des cas fondés, saisir les noms, prénoms, sexes et dates de naissance des parents dans le registre de l’état civil avec la mention «données non vérifiées».⁷⁶

⁵Si la saisie prévue à l’al. 2 découle de l’enregistrement d’un décès, l’officier de l’état civil peut exceptionnellement renoncer, dans des cas fondés, à saisir sans délai certaines données de l’état civil du défunt.

⁶La séquence de données peut être complétée ultérieurement sur présentation des documents manquants.

¹Les personnes ci-après peuvent être saisies dans le registre de l’état civil sous une ou plusieurs identités supplémentaires:

a.

les personnes à protéger, en application de l’art. 5, let. e, de la loi fédérale du 23 décembre 2011 sur la protection extraprocédurale des témoins (Ltém)⁷⁸;

b.

les collaborateurs du Service de protection des témoins, en application de l’art. 19, al. 4, Ltém;

c.

les personnes qui agissent comme agents infiltrés au sens de l’art. 285a du code de procédure pénale⁷⁹, de l’art. 73 de la procédure pénale militaire du 23 mars 1979⁸⁰ ou du droit cantonal;

d.

les personnes dotées d’une identité d’emprunt en vertu de l’art. 14c de la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au maintien de la sûreté intérieure⁸¹;

e.

les personnes qui recherchent et évaluent des informations sur l’étranger importantes en matière de politique de sécurité en vertu de l’art. 1, let. a, de la loi fédérale du 3 octobre 2008 sur le renseignement civil⁸² et qui recourent à cet effet à des papiers d’identité fictifs et des assertions trompeuses en vertu de l’art. 16, al. 1, de l’ordonnance du 4 décembre 2009 sur le Service de renseignement de la Confédération⁸³.

²Les demandes de saisie d’une ou plusieurs identités supplémentaires dans le registre de l’état civil indiquent les données à saisir et les bases légales pertinentes. Elles sont déposées dans leur version originale, sous forme écrite et signées.

³Les autorités fédérales déposent leurs demandes auprès de l’Unité Infostar (UIS) de l’Office fédéral de la justice (OFJ).⁸⁴

⁴Les autorités cantonales déposent leurs demandes auprès de l’Office fédéral de la police. Celui-ci vérifie l’identité de l’autorité requérante et transmet la demande à l’UIS.⁸⁵

⁵La saisie des données, les obligations d’annoncer, les communications officielles et la divulgation des données sont soumises aux instructions données au cas par cas par l’UIS.⁸⁶

¹L’autorité de l’état civil:

a.

examine si elle est compétente;

b.

s’assure de l’identité et de la capacité civile des personnes concernées;

c.⁸⁷

vérifie que les données disponibles …⁸⁸ et les indications à enregistrer sont exactes, complètes et conformes à l’état actuel.

²Les personnes concernées doivent produire les pièces requises. Celles-ci ne doivent pas dater de plus de six mois. Si l’obtention de tels documents s’avère impossible ou ne peut manifestement être exigée, des documents plus anciens sont admis dans des cas fondés.

³…⁸⁹

⁴Il n’est pas nécessaire de produire des documents pour prouver des faits d’état civil qui sont disponibles …⁹⁰.⁹¹

⁵L’autorité de l’état civil informe et conseille les personnes concernées, met en œuvre, au besoin, des recherches supplémentaires et peut exiger la collaboration des personnes concernées.

⁶Les cantons peuvent prévoir que les documents soient soumis à l’autorité de surveillance pour vérification lorsque des ressortissants étrangers sont saisis dans le registre de l’état civil conformément à l’art. 15a, al. 2.⁹²

⁷L’autorité de l’état civil dénonce aux autorités de poursuites cantonales compétentes les infractions pénales qu’elle constate dans l’exercice de ses fonctions (art. 43a, al. 3^bis, CC); elle leur remet les documents pour lesquels il existe un doute fondé qu’ils sont falsifiés ou utilisés illégalement. Ces autorités prennent sans délai les mesures de protection nécessaires.⁹³

⁸Lorsqu’elle a des raisons de croire qu’un mariage ou un partenariat enregistré est entaché d’un vice entraînant la nullité, l’autorité de l’état civil est tenue d’informer l’autorité compétente pour intenter l’action en annulation (art. 106, al. 1, 2^e phrase, CC, et art. 9, al. 2, 2^e phrase, LPart); elle en avise l’autorité de surveillance.⁹⁴

¹L’officier de l’état civil peut demander aux personnes concernées une confirmation écrite de l’exactitude de leurs données au sens de l’art. 16, al. 1, let. c, dans les cas suivants:

a.

lorsqu’il saisit un ressortissant étranger dans le registre de l’état civil;

b.

lorsqu’il vérifie l’état des données disponibles.

²Avant de recevoir la confirmation de l’exactitude des données, l’officier de l’état civil rend la personne attentive aux conséquences pénales de l’obtention frauduleuse d’une constatation fausse (art. 253 du code pénal⁹⁶). L’établissement de la confirmation et sa réception sont gratuits.

³La confirmation de l’exactitude des données est signée par la personne concernée ou par son représentant légal. Sauf cas exceptionnels particulièrement fondés, la signature est apposée en présence d’un officier de l’état civil.

⁴La confirmation de l’exactitude des données est archivée avec les pièces justificatives du processus d’enregistrement.

¹L’autorité de surveillance peut admettre que, dans un cas d’espèce, la preuve de données relatives à l’état civil repose sur une déclaration faite à l’officier de l’état civil, pour autant que les conditions suivantes soient remplies:

a.

la personne tenue d’apporter sa collaboration démontre qu’au terme de toutes les démarches entreprises, l’obtention des documents pertinents s’avère impossible ou qu’elle ne peut raisonnablement être exigée et

b.

il ressort des documents et des informations à disposition que les données en question ne sont pas litigieuses.

²L’officier de l’état civil invite expressément la personne qui procède à la déclaration à dire la vérité, la rend attentive aux conséquences pénales d’une fausse déclaration et légalise sa signature.

³Lorsque l’autorité de surveillance se déclare incompétente, elle rend une décision formelle et invite la personne concernée à saisir les tribunaux compétents pour constater son état civil.⁹⁷

¹Les actes suivants doivent être signés à la main et en présence de la personne chargée de leur réception ou de leur enregistrement:

a.

le consentement à la reconnaissance (art. 11, al. 4);

b.

la déclaration de reconnaissance d’un enfant (art. 11, al. 5 et 6);

b^bis.⁹⁹

la déclaration concernant l’autorité parentale conjointe (art. 11b, al. 1);

c.¹⁰⁰

la déclaration concernant le nom avant le mariage ou suite à l’enregistrement du partenariat à l’étranger (art. 12, al. 3);

d.¹⁰¹

…

e.

la déclaration concernant le nom après la dissolution du mariage (art. 13, al. 2);

f.

la déclaration concernant le nom après la dissolution du partenariat enregistré (art. 13a, al. 2);

g.

la déclaration concernant le nom au sens de l’art. 8a, titre final, CC (art. 14a, al. 2);

h.¹⁰²

la déclaration concernant le changement de sexe et, le cas échéant, de prénoms inscrits dans le registre de l’état civil (art. 14b, al. 1);

h^bis.¹⁰³

le consentement à la déclaration concernant le changement de sexe inscrit dans le registre de l’état civil (art. 14b, al. 2);

i.

la confirmation de l’exactitude des données (art. 16a);

j.

la déclaration valant preuve de données non litigieuses (art. 17);

k.¹⁰⁴

la déclaration du nom de l’enfant (art. 37, al. 5, et 37a, al. 6);

l.

le consentement de l’enfant au changement de nom (art. 37b, al. 2);

m.¹⁰⁵

la déclaration relative aux conditions du mariage (art. 65, al. 1 et 2);

n.

la confirmation du mariage (art. 71, al. 4);

o.¹⁰⁶

la déclaration de conversion du partenariat enregistré en mariage (art. 75n, al. 4, et 75o, al. 1, let. c);

p.¹⁰⁷

…

²Si une personne disposée à signer n’est pas en état de le faire, le fonctionnaire compétent selon l’art. 4 ou 5 atteste cette disposition par écrit en indiquant le motif du défaut de signature.

¹Le fonctionnaire compétent selon l’art. 4 ou 5 légalise les signatures dans les cas prévus par la présente ordonnance. Il s’assure juste auparavant de l’identité du signataire.

²Il certifie la conformité des copies et des photocopies avec l’original.

³S’il existe un doute sur l’authenticité de la signature ou s’il ne ressort pas clairement du document qu’il a été établi par l’autorité compétente, le fonctionnaire peut demander aux services compétents en Suisse ou à l’étranger de procéder à la légalisation du document.

Les données de l’état civil dûment établies sont enregistrées sans délai.

¹Les autorités, notamment les offices de l’état civil, sont tenues de signaler les inexactitudes à l’autorité de surveillance.

²Les inexactitudes peuvent aussi être signalées par les personnes concernées.

³Si elle a accepté des documents contenant des inexactitudes, la personne concernée doit être entendue avant leur rectification.