Section 1 Généralités

¹Les collaborateurs des autorités de l’état civil doivent observer le secret sur les données personnelles. Cette obligation subsiste après la cessation des rapports de service.

²La divulgation de données personnelles fondée sur des dispositions particulières est réservée.

¹L’office de l’état civil qui a procédé à l’enregistrement est compétent pour divulguer d’office les données.

²L’établissement sur demande de documents d’état civil est réglé comme suit:

a.

les actes relatifs à des faits d’état civil sont délivrés par l’office de l’état civil qui a procédé à l’enregistrement;

b.

les certificats relatifs à l’état civil ou au statut familial sont délivrés par l’office de l’état civil du lieu d’origine ou, si la personne ne possède pas la nationalité suisse, par l’office de l’état civil du domicile, du lieu de séjour ou du dernier domicile;

c.

les certificats de famille et les certificats de partenariat peuvent en outre être délivrés, renouvelés ou remplacés par l’office de l’état civil qui a enregistré le dernier fait relatif à la personne concernée;

d.

les extraits tirés des registres tenus sur papier sont délivrés par l’office de l’état civil qui les détient (art. 92a, al. 1).

³Si le demandeur ne peut déterminer quel office de l’état civil est compétent pour la divulgation des données, l’OFEC, pour autant qu’il possède les informations requises, le dirige sur demande vers l’office compétent.¹⁸⁴

⁴Si plusieurs offices sont compétents et que le traitement de la demande par plusieurs offices entraînerait une surcharge de travail, l’OFEC peut décider lequel est compétent ou divulguer lui-même les données.¹⁸⁵

¹…¹⁸⁶

²Les données personnelles qui ne sont pas conformes à l’état actuel (art. 16, al. 1, let. c) ou qui ne sont pas encore enregistrées valablement (art. 28), celles qui doivent faire l’objet d’une modification (art. 29 et 30) et les données bloquées (art. 46) ne peuvent être divulguées qu’avec l’autorisation de l’autorité de surveillance.¹⁸⁷

¹L’autorité de surveillance fait bloquer la divulgation des données personnelles:¹⁸⁸

a.

sur demande ou d’office, pour autant que la protection de la personne concernée l’exige ou que cela soit prévu par la loi;

b.¹⁸⁹

sur la base d’une décision judiciaire;

c.¹⁹⁰

à titre de mesure superprovisionnelle prise dans l’attente d’une décision judiciaire; le recours n’a pas d’effet suspensif;

d.¹⁹¹

lorsqu’elles ne sont pas à jour et qu’une actualisation dans un délai raisonnable est possible.

^1bisÀ titre de mesure superprovisionnelle selon l’al. 1, let. c, l’autorité de surveillance fait notamment bloquer la divulgation lorsqu’une procédure d’annulation du mariage ou du partenariat est engagée.¹⁹²

²Si les conditions de l’opposition ne sont plus données, elle fait procéder à sa levée.

³Le droit de l’enfant adopté d’obtenir des données relatives à l’identité de ses parents biologiques est réservé (art. 268c CC).

¹L’autorité de surveillance bloque l’utilisation des données de l’état civil disponibles en ligne si elle juge qu’il existe un risque d’obtention frauduleuse d’une constatation fausse.

²Elle lève le blocage dès qu’elle peut exclure une utilisation abusive des données.

¹Les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués au moyen de la formule prévue à cet effet (art. 6), sous la forme d’un acte authentique.

²En l’absence de formule ou lorsque son utilisation n’est pas adéquate, les données sont divulguées:

a.

par une confirmation ou une attestation écrite, sous la forme d’un acte authentique;

b.

par une copie légalisée de l’inscription tirée des registres de l’état civil tenus sur papier, sous la forme d’un acte authentique;

c.

par une copie légalisée des pièces justificatives, sous la forme d’un acte authentique;

d.

sur demande de la CdC, conformément aux dispositions applicables;

e.

oralement aux offices de l’état civil et aux autorités de surveillance lorsque l’interlocuteur peut être identifié avec certitude.

f.

par une copie non légalisée pour les registres de l’état civil considérés comme des archives au sens de l’art. 6a, al. 3.

³L’art. 43a, al. 4 et 5, CC régit l’accès en ligne aux données du registre de l’état civil par des autorités externes à l’état civil.¹⁹⁵

¹Les actes authentiques et les légalisations sur papier doivent être datés, certifiés conformes par la signature de l’officier de l’état civil et munis du sceau de l’office.

²L’OFEC émet des directives sur la qualité du papier et les modes d’écriture des documents de l’état civil. Les faits d’état civil et les données de l’état civil sont divulgués sur le papier sécurisé défini par l’OFEC.

³Pour la légalisation, au sens de l’art. 18a, al. 2, des documents source, l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique (OAAE)¹⁹⁷ est applicable, notamment l’art. 17.

¹La personne nommée ou élue officier de l’état civil est autorisée à délivrer des documents d’état civil sous forme électronique, y compris des actes authentiques et des documents légalisés.

²Les autorités cantonales de surveillance et l’OFEC peuvent autoriser leurs collaborateurs à procéder électroniquement à la légalisation selon l’art. 18a, al. 2.

³L’OFEC peut autoriser ses collaborateurs à délivrer électroniquement des documents d’état civil au sens de l’art. 92b, al. 1^bis, y compris des actes authentiques et des documents légalisés.

⁴L’OAAE¹⁹⁹ est applicable.

⁵La transmission de documents d’état civil sous forme électronique est soumise à l’art. 89, al. 4.²⁰⁰

Les documents mentionnés à l’art. 47 ont la même force probante que les supports de données (registres de l’état civil et pièces justificatives) originaux.