Section 6 Pièces justificatives

¹Les cantons sont responsables de la conservation sûre et appropriée des pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil (art. 7) et des documents relatifs à d’autres données traitées dans le registre (art. 8).

²La Confédération met à la disposition des cantons un système centralisé de conservation électronique des pièces justificatives.

³L’office de l’état civil est tenu de conserver les pièces justificatives sous forme électronique lorsque plusieurs autorités de surveillance sont concernées par une modification de données de l’état civil et que la compétence est régie par l’art. 29, al. 2.

⁴Les pièces justificatives qui ont servi à l’enregistrement de données de l’état civil et qui sont transmises au Secrétariat d’État aux migrations en application de l’art. 2b de l’ordonnance 1 du 11 août 1999 sur l’asile¹⁴³ sont conservées par cette autorité. Elle les tient à la disposition des autorités de l’état civil.

¹Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 50 ans.

²Les pièces justificatives sur papier peuvent être détruites trois mois après leur numérisation et leur dépôt dans le système de conservation électronique des pièces justificatives (art. 31, al. 2), dès lors que la possibilité a été offerte à la personne concernée d’en reprendre possession et qu’elle y a expressément renoncé.¹⁴⁴

³L’al. 1 s’applique aux actes d’état civil étrangers et aux décisions judiciaires et administratives étrangères qui ne peuvent être restitués.¹⁴⁵

¹La divulgation de données ressortant des pièces justificatives est régie par les dispositions du chap. 6.¹⁴⁶

²Les offices de l’état civil peuvent décider de restituer aux ayants droit les pièces justificatives. Celles-ci doivent être remplacées par des copies certifiées conformes à l’original.