Section 1a Système d’information pour la gestion de données de service

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour la gestion de données de service (SIGEDOS).

Dans le SIGEDOS, les personnes astreintes au service militaire, le personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix, les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée, les personnes exerçant une activité de soutien en faveur de l’armée ou du personnel pour la promotion de la paix, les personnes astreintes à servir dans la protection civile et les tiers intéressés ayant atteint l’âge de 15 ans peuvent:⁹⁰

a.

consulter et mettre à jour les données les concernant et en établir des extraits;

b.

échanger des informations avec les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, avec les commandements militaires, avec les commandants de la protection civile ou avec des tiers désignés par la personne concernée:

1.

en transmettant des données les concernant,

2.

en transmettant des demandes, des requêtes et des annonces,

3.

en transmettant des commandes de matériel,

4.

en envoyant et en recevant des communications et des documents;

c.

répondre à des sondages.

¹Le SIGEDOS contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service militaire, le personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix, les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée, les personnes exerçant une activité de soutien en faveur de l’armée ou du personnel pour la promotion de la paix:⁹¹

a.

l’identité, le numéro AVS, une photo, la profession, les coordonnées financières, les coordonnées de contact, les coordonnées des tiers à contacter en cas d’urgence communiquées par les personnes concernées;

b.

le statut militaire et l’admission au service civil;

c.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction et les qualifications dans l’armée;

d.

les coordonnées du commandant supérieur, de l’organe de commandement compétent, de l’organe de contrôle, ainsi que d’autres services et personnes;

e.

les décisions portant sur l’aptitude au service militaire, le profil de prestations et l’affectation, y compris l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service et la correspondance échangée avec les personnes chargées de l’évaluation;

f.

les données sanitaires, notamment les documents relatifs à une limitation de l’aptitude à faire du service, à l’état de santé et aux caractéristiques psychiques, les expertises et certificats médicaux;

g.

l’aptitude physique et les tests sportifs, ainsi que les données physiologiques;

h.

l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures, si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

i.

les résultats de l’instruction, les compétences et la liste des prestations;

j.

les instructions suivies et les autorisations obtenues pour l’utilisation de systèmes militaires;

k.

l’instruction prémilitaire et les activités et prestations hors du service;

l.

le potentiel à exercer une fonction de cadre, l’appréciation en vue d’une fonction de cadre et l’état de service;

m.

les services et tirs obligatoires, l’accomplissement de ceux-ci, les résultats des tirs et les dates d’accomplissement de ceux-ci;

n.

les notifications de service et les services accomplis, y compris les engagements de promotion de la paix;

o.

les absences, y compris les demandes de déplacement de service, de congé et de dispense;

p.

les décomptes de solde et les allocations pour perte de gain;

q.

la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

r.

l’équipement personnel et les commandes de matériel;

s.

la remise, le dépôt et la reprise de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt, et les décisions de reprise préventive et de retrait de telles armes;

t.

les renseignements fournis ou transmis volontairement par la personne concernée, y compris les demandes, les requêtes et les annonces accompagnées de leurs annexes;

u.

les communications et documents échangés entre la personne concernée et les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, les commandements militaires et des tiers;

v.

les décisions relatives aux demandes, requêtes et annonces présentées par la personne concernée;

w.

les examens et les contrôles relatifs aux demandes de versement d’indemnités de formation;

x.

les décisions concernant les demandes relatives au versement d’indemnités de formation;

y.

les informations issues des sondages effectués.

²Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes à servir dans la protection civile:

a.

l’identité, le numéro AVS, une photo, la profession, les coordonnées financières, les coordonnées de contact, les coordonnées des tiers à contacter en cas d’urgence communiquées par les personnes concernées;

b.

l’affectation à une fonction de base, l’incorporation, la fonction et le grade;

c.

les coordonnées du commandant supérieur de la protection civile, de l’organe de contrôle et d’autres services;

d.

les décisions portant sur l’aptitude au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

e.

l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures, si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

f.

le potentiel à exercer une fonction de cadre, l’appréciation en vue d’une fonction de cadre et l’état de service;

g.

les services obligatoires et l’accomplissement de ceux-ci;

h.

les notifications de service et les services accomplis;

i.

la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

j.

l’équipement personnel et les commandes de matériel;

k.

les renseignements fournis ou transmis volontairement par la personne concernée, y compris les demandes, les requêtes et les annonces accompagnées de leurs annexes;

l.

les communications et documents échangés entre la personne concernée et les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, les commandants de la protection civile et des tiers;

m.

les décisions relatives aux demandes, requêtes et annonces présentées par la personne concernée;

n.

les informations issues des sondages effectués.

³Il peut aussi contenir les données visées aux al. 1 et 2 des tiers intéressés qui ont atteint l’âge de 15 ans et consenti au traitement de leurs données.⁹²

Le Groupement Défense collecte les données destinées au SIGEDOS:

a.

auprès de la personne concernée ou de ses représentants légaux;

b.

auprès des unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes, des commandements militaires, des commandants de la protection civile et des tiers dont la personne concernée reçoit des communications et des documents;

c.

par un accès en ligne aux systèmes d’information ci-après ou automatiquement par:

1.

le SIPA,

2.

le MEDISA,

3.

le PSN,

4.

le Système d’information sur la circulation routière et la navigation de l’armée (SI OCRNA),

5.

le Système d’information du tir hors du service (SaD),

6.

le Système d’information pour l’administration des prestations (MIL Office),

7.

le Système d’information sur le personnel à l’étranger (PERETR),

8.

le Système d’information pour la gestion de l’instruction (LMS DDPS).

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données contenues dans le SIGEDOS les concernant aux personnes visées à l’art. 17b.⁹³

²Il donne accès en ligne ou par transmission électronique aux données ci-après aux unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes, aux commandements militaires, aux commandants de la protection civile et à des tiers:

a.

requêtes, demandes, annonces, commandes de matériel, messages et documents qui leur sont adressés;

b.

données issues des sondages effectués.

¹Les données du SIGEDOS sont conservées pendant cinq ans au plus à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile, de la fin des rapports de travail, de la prise en charge, de l’engagement ou de l’exercice d’une activité de soutien, pour autant que la personne concernée ne demande pas un délai de conservation plus long et qu’il ne soit pas donné suite à cette demande.

²Les données du SIGEDOS concernant des tiers intéressés qui ont atteint l’âge de 15 ans et qui n’appartiennent à aucun groupe de personnes visé à l’art. 17c, al. 1 et 2, sont détruites à leur demande ou au plus tard deux ans après leur dernière activité.