Chapitre 2 Systèmes d’information sur le personnel

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le personnel de l’armée et de la protection civile (SIPA).

Le SIPA sert à l’accomplissement des tâches suivantes:

a.

recenser les conscrits avant le recrutement;

b.

recruter les conscrits et le personnel pour la promotion de la paix;

c.

admettre les Suissesses ainsi que les Suisses et Suissesses de l’étranger au service militaire;

d.

procéder à l’affectation et à l’attribution à l’armée ou à la protection civile;

e.

vérifier l’accomplissement de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile;

f.³⁷

exécuter le régime des allocations pour perte de gain à l’armée et à la protection civile;

g.

vérifier l’engagement volontaire dans l’armée ou dans la protection civile;

h.

planifier, gérer et contrôler les effectifs de l’armée et de la protection civile;

i.

convoquer la troupe, déplacer les services d’instruction et octroyer les dispenses ou les mises en congé du service d’appui ou du service actif à l’armée;

j.

convoquer la troupe, déplacer les services d’instruction et octroyer les dispenses ou les mises en congé du service de protection civile;

k.

gérer le service des militaires et des personnes astreintes à la protection civile décédés ou disparus;

l.

empêcher une utilisation abusive de l’arme personnelle;

m.

sélectionner les cadres, contrôler la procédure régissant les qualifications et les mutations et contrôler les promotions et les nominations à l’armée et à la protection civile;

n.³⁸

examiner et contrôler les indemnités de formation;

o.³⁹

gérer les cas relevant du suivi psychologique des militaires pendant leur service;

p.⁴⁰

répondre aux questions sur les chiffres du DDPS au moyen de données anonymisées.

¹Le SIPA contient les données ci-après sur les conscrits, les personnes astreintes au service militaire, le personnel pour la promotion de la paix et les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée:

a.

les décisions portant sur l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

a^bis.⁴²

les données collectées lors des examens, tests et questionnaires du recrutement et fondant les décisions visées à la let. a concernant:

1.

l’état de santé: anamnèse, électrocardiogramme, fonction pulmonaire, ouïe, vue, test d’intelligence, test de compréhension d’un texte, questionnaire en vue du dépistage de troubles psychiques et, sur une base volontaire, analyses de laboratoire et radiographies,

2.

l’aptitude physique: condition physique, à savoir endurance, force, rapidité et coordination,

3.

l’intelligence et la personnalité: intelligence générale, capacité à résoudre des problèmes, capacité de concentration et attention, souplesse, rigueur, assurance et sens de l’initiative,

4.

le psychisme: courage, assurance, résistance au stress, stabilité émotionnelle et sociabilité,

5.

les compétences sociales: adaptabilité et comportement au sein de la société, de la communauté et du groupe,

6.

l’aptitude à exercer certaines fonctions: examens spécifiques permettant de révéler des aptitudes qui ne ressortent pas du profil de prestations visé aux ch. 1 à 5,

7.

le potentiel de cadre: aptitude à exercer la fonction de sous-officier, sous-officier supérieur ou officier,

8.

l’intérêt de la personne concernée à accomplir ses obligations militaires,

9.

le risque d’utiliser abusivement l’arme personnelle;

b.

les données sur le potentiel à exercer une fonction de cadre et sur l’appréciation en vue d’une fonction de cadre ainsi que les données sur l’état de service;

c.

les données sur l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

c^bis.⁴³

les données sur les instructions suivies et les autorisations obtenues pour l’utilisation de systèmes militaires;

d.

les données sur le statut militaire et sur l’admission au service civil;

e.

les données sur les notifications de service et les prestations;

f.

les données de contrôle relatives aux recherches sur le lieu de séjour;

g.

les données résultant du contrôle de sécurité relatif aux personnes, avec la décision y relative;

g^bis.⁴⁴

les données relatives au contrôle de loyauté au sens de l’art. 14 de la loi du 3 février 1995 sur l’armée (LAAM)⁴⁵, y compris la décision;

h.

les données sur les infractions ainsi que les décisions et mesures pénales;

i.

les données sur les procédures et décisions de recours;

j.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

k.

les données destinées au service responsable des militaires décédés ou disparus;

l.

les données sur la remise et la reprise des armes personnelles et des armes en prêt ainsi que les décisions relatives à leur reprise préventive et à leur retrait;

m.⁴⁶

les données sur les procédures pénales menées contre des militaires ou des conscrits et les annonces visées à l’art. 113, al. 7 et 8, de la LAAM si des signes ou des indices sérieux laissent présumer que la personne concernée pourrait utiliser son arme personnelle de manière dangereuse, pour elle-même ou pour un tiers;

n.⁴⁷

les données nécessaires à l’examen et au contrôle des demandes de versement d’indemnités de formation.

²Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service civil:⁴⁸

a.

les décisions sur l’admission et l’annulation de l’admission au service civil;

b.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

³Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service de protection civile:

a.

les décisions portant sur l’aptitude au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

b.

les données sur le potentiel pour devenir cadre et sur l’appréciation en vue d’une fonction de cadre ainsi que les données sur l’état de service;

c.

les données sur l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

d.

les données sur l’affectation à une fonction de base, l’incorporation, la fonction et le grade;

e.

les données sur l’équipement personnel;

f.

les données sur les notifications de service et les prestations;

g.

les données résultant du contrôle de sécurité relatif aux personnes, avec la décision y relative;

h.

les données sur les infractions ainsi que les décisions et mesures pénales;

i.

les données sur les procédures et décisions de recours;

j.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

k.

les données destinées au service des personnes astreintes au service de protection civile décédées ou disparues;

l.

les données de contrôle relatives aux recherches sur le lieu de séjour.

⁴Il contient les données ci-après sur les personnes prises en charge par le Service psychopédagogique de l’armée (SPP):

a.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction suivie dans l’armée;

b.

les données psychologiques suivantes:

1.

l’état psychique,

2.

l’anamnèse biographique sur les caractéristiques psychiques,

3.

les résultats des tests psychologiques,

4.

les certificats de spécialistes civils en psychologie;

c.

les données sanitaires de nature psychologique ou psychiatrique nécessaires à l’accomplissement des tâches visées à l’art. 13;

d.

la correspondance échangée avec les personnes prises en charge, ainsi qu’avec les services concernés;

e.

les données fournies volontairement par les personnes prises en charge.⁴⁹

¹Le Groupement Défense, les commandants d’arrondissement ainsi que les services fédéraux et cantonaux chargés de la protection civile collectent les données destinées à être versées au SIPA auprès des services et personnes suivants:⁵⁰

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.⁵¹

les autorités responsables des registres des habitants en vertu de la loi du 23 juin 2006 sur l’harmonisation de registres⁵²;

c.

les commandements militaires;

d.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

e.

les autorités pénales civiles ou militaires et les autorités chargées du contentieux administratif;

f.

les supérieurs militaires et, avec le consentement de la personne concernée, les supérieurs civils;

g.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

²Le SIPA peut être mis en réseau avec les systèmes d’information fédéraux et cantonaux suivants de manière que les services et personnes compétents puissent transférer d’un système à un autre les données dont l’enregistrement est autorisé dans les deux systèmes:

a.⁵³

les systèmes de gestion des cours (art. 93, al. 2, de la loi fédérale du 20 décembre 2019 sur la protection de la population et sur la protection civile, LPPCi⁵⁴);

b.

les systèmes d’information cantonaux utilisés pour les contrôles, la comptabilité et l’alarme dans le cadre de la protection civile;

c.

les systèmes d’information des communes et des administrations militaires cantonales.⁵⁵

³…⁵⁶

⁴Le SPP collecte les données visées à l’art. 14, al. 4, auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne prise en charge;

b.

ses supérieurs militaires;

c.

le Service médico-militaire;

d.

des tiers, pour autant que la personne prise en charge y ait consenti.⁵⁷

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIPA, à l’exception des données visées à l’art. 14, al. 4, aux services et personnes ci-après, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles:⁵⁸

a.

les autorités militaires;

b.

les commandements militaires;

b^bis.⁵⁹

les services et personnes chargés du recrutement;

c.

les services fédéraux et cantonaux chargés de la perception de la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

d.

la justice militaire;

e.

l’Office fédéral du service civil (CIVI)⁶⁰;

f.⁶¹

les services fédéraux et les services cantonaux chargés de la protection civile;

g.⁶²

les autorités chargées d’effectuer les contrôles de sécurité relatifs à des personnes;

h.⁶³

…

i.⁶⁴

le Service de renseignement de la Confédération, en vue d’identifier les personnes qui, sur la base de renseignements sur les menaces pour la sûreté intérieure ou extérieure au sens de l’art. 6, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 25 septembre 2015 sur le renseignement (LRens)⁶⁵ pourraient représenter une menace pour la sécurité de l’armée;

j.⁶⁶

l’assurance militaire, lorsque ces données sont nécessaires au traitement des cas d’assurance.

^1bisIl transmet à la Centrale de compensation les données du SIPA qui sont nécessaires à l’exécution du régime des allocations pour perte de gain.⁶⁷

^1terLe SPP donne accès en ligne aux données visées à l’art. 14, al. 4, aux services et personnes suivants:

a.

les spécialistes du SPP responsables de la prise en charge psychologique des militaires;

b.

les services et médecins chargés du recrutement;

c.

les services responsables du Service médico-militaire de l’armée.⁶⁸

²Le Groupement Défense ainsi que les services fédéraux et cantonaux chargés de la protection civile communiquent les données du SIPA relevant de leur domaine aux services et personnes suivants:⁶⁹

a.

les autorités d’instruction ou de poursuite pénales, dans les cas suivants:

1.

ces données sont nécessaires à l’instruction et la gravité ou le caractère du délit en justifient la communication,

2.⁷⁰

une infraction soumise à la juridiction civile a été commise durant le service militaire ou le service de protection civile;

b.⁷¹

…

c.⁷²

l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières, lorsque ces données sont nécessaires à l’engagement de militaires dans des missions de soutien;

d.

des tiers, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles.

³Le Groupement Défense communique les données ci-après aux services et personnes suivants:⁷³

a.

les associations militaires et les sociétés de tir: l’adresse, le grade et l’incorporation des personnes astreintes au service militaire, pour le recrutement de membres ou la souscription d’abonnements, ainsi que pour les activités hors du service;

b.⁷⁴

…

c.⁷⁵

le service fédéral qui gère le casier judiciaire informatique VOSTRA: l’identité des personnes devant être annoncées aux termes de l’art. 59 de la loi du 17 juin 2016 sur le casier judiciaire⁷⁶;

d.

le service compétent chargé du marquage des uniformes et du matériel personnel: le nom et le prénom, ainsi que, pour le matériel personnel, le numéro AVS;

e.⁷⁷

l’Office central des armes et les autorités cantonales compétentes: la décision attestant l’existence de motifs qui s’opposent à la remise d’une arme personnelle ou justifient sa reprise préventive ou son retrait.

^3bisLa communication des données visées à l’al. 3, let. e, à la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. d, de la loi du 20 juin 1997 sur les armes (LArm)⁷⁸ est effectuée par le Système d’information pour la gestion intégrée des ressources (PSN).⁷⁹

⁴Les militaires peuvent faire interdire en tout temps la communication des données visées à l’al. 3, let. a et b, en déposant une déclaration écrite auprès du Groupement Défense.⁸⁰

¹Les données du SIPA relatives à des infractions, des décisions ou des mesures pénales peuvent être conservées si elles ont fondé:

a.⁸¹

une décision de non-recrutement, d’exclusion ou de dégradation au sens de la LAAM⁸²;

b.

une décision relative à l’aptitude à la promotion ou à la nomination au sens de la LAAM;

c.

le refus de délivrer la déclaration de sécurité lors d’un contrôle de sécurité relatif aux personnes ou la délivrance d’une déclaration assortie d’une réserve;

d.

une décision attestant l’existence de motifs qui empêchent la remise de l’arme personnelle;

e.⁸³

une décision d’exclusion de la protection civile prise en vertu de la LPPCi⁸⁴.

²Les données relatives aux tirs obligatoires hors du service sont conservées cinq ans à compter de leur enregistrement.

³Les données relatives à la libération de la nationalité suisse ou au décès sont conservées jusqu’à l’année au cours de laquelle la personne concernée aurait été libérée de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile pour raison d’âge.

⁴Les données fournies volontairement sont détruites à la demande de la personne concernée.

^4bisLes données relatives à la reprise préventive et au retrait de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt et aux circonstances qui ont conduit à cette décision sont conservées 20 ans à compter de la libération des obligations militaires.⁸⁵

^4terLes données visées à l’art. 14, al. 1, let. a^bis, qui sont également des données sanitaires visées à l’art. 26, al. 2, sont conservées jusqu’à leur communication au Système d’information médicale de l’armée (MEDISA), mais un mois au plus à compter de la fin du recrutement.⁸⁶

^4quaterLes données visées à l’art. 14, al. 4, sont conservées cinq ans au plus à compter de la fin de la prise en charge.⁸⁷

⁵Les autres données du SIPA sont conservées cinq ans au plus à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile.⁸⁸

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour la gestion de données de service (SIGEDOS).

Dans le SIGEDOS, les personnes astreintes au service militaire, le personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix, les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée, les personnes exerçant une activité de soutien en faveur de l’armée ou du personnel pour la promotion de la paix, les personnes astreintes à servir dans la protection civile et les tiers intéressés ayant atteint l’âge de 15 ans peuvent:⁹⁰

a.

consulter et mettre à jour les données les concernant et en établir des extraits;

b.

échanger des informations avec les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, avec les commandements militaires, avec les commandants de la protection civile ou avec des tiers désignés par la personne concernée:

1.

en transmettant des données les concernant,

2.

en transmettant des demandes, des requêtes et des annonces,

3.

en transmettant des commandes de matériel,

4.

en envoyant et en recevant des communications et des documents;

c.

répondre à des sondages.

¹Le SIGEDOS contient les données ci-après sur les personnes astreintes au service militaire, le personnel retenu pour accomplir un engagement de promotion de la paix, les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée, les personnes exerçant une activité de soutien en faveur de l’armée ou du personnel pour la promotion de la paix:⁹¹

a.

l’identité, le numéro AVS, une photo, la profession, les coordonnées financières, les coordonnées de contact, les coordonnées des tiers à contacter en cas d’urgence communiquées par les personnes concernées;

b.

le statut militaire et l’admission au service civil;

c.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction et les qualifications dans l’armée;

d.

les coordonnées du commandant supérieur, de l’organe de commandement compétent, de l’organe de contrôle, ainsi que d’autres services et personnes;

e.

les décisions portant sur l’aptitude au service militaire, le profil de prestations et l’affectation, y compris l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service et la correspondance échangée avec les personnes chargées de l’évaluation;

f.

les données sanitaires, notamment les documents relatifs à une limitation de l’aptitude à faire du service, à l’état de santé et aux caractéristiques psychiques, les expertises et certificats médicaux;

g.

l’aptitude physique et les tests sportifs, ainsi que les données physiologiques;

h.

l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures, si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

i.

les résultats de l’instruction, les compétences et la liste des prestations;

j.

les instructions suivies et les autorisations obtenues pour l’utilisation de systèmes militaires;

k.

l’instruction prémilitaire et les activités et prestations hors du service;

l.

le potentiel à exercer une fonction de cadre, l’appréciation en vue d’une fonction de cadre et l’état de service;

m.

les services et tirs obligatoires, l’accomplissement de ceux-ci, les résultats des tirs et les dates d’accomplissement de ceux-ci;

n.

les notifications de service et les services accomplis, y compris les engagements de promotion de la paix;

o.

les absences, y compris les demandes de déplacement de service, de congé et de dispense;

p.

les décomptes de solde et les allocations pour perte de gain;

q.

la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

r.

l’équipement personnel et les commandes de matériel;

s.

la remise, le dépôt et la reprise de l’arme personnelle ou de l’arme en prêt, et les décisions de reprise préventive et de retrait de telles armes;

t.

les renseignements fournis ou transmis volontairement par la personne concernée, y compris les demandes, les requêtes et les annonces accompagnées de leurs annexes;

u.

les communications et documents échangés entre la personne concernée et les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, les commandements militaires et des tiers;

v.

les décisions relatives aux demandes, requêtes et annonces présentées par la personne concernée;

w.

les examens et les contrôles relatifs aux demandes de versement d’indemnités de formation;

x.

les décisions concernant les demandes relatives au versement d’indemnités de formation;

y.

les informations issues des sondages effectués.

²Il contient les données ci-après sur les personnes astreintes à servir dans la protection civile:

a.

l’identité, le numéro AVS, une photo, la profession, les coordonnées financières, les coordonnées de contact, les coordonnées des tiers à contacter en cas d’urgence communiquées par les personnes concernées;

b.

l’affectation à une fonction de base, l’incorporation, la fonction et le grade;

c.

les coordonnées du commandant supérieur de la protection civile, de l’organe de contrôle et d’autres services;

d.

les décisions portant sur l’aptitude au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

e.

l’aptitude à exercer certaines fonctions ou des fonctions spéciales aux exigences supérieures, si l’aptitude ne ressort pas du profil de prestations;

f.

le potentiel à exercer une fonction de cadre, l’appréciation en vue d’une fonction de cadre et l’état de service;

g.

les services obligatoires et l’accomplissement de ceux-ci;

h.

les notifications de service et les services accomplis;

i.

la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

j.

l’équipement personnel et les commandes de matériel;

k.

les renseignements fournis ou transmis volontairement par la personne concernée, y compris les demandes, les requêtes et les annonces accompagnées de leurs annexes;

l.

les communications et documents échangés entre la personne concernée et les unités administratives de la Confédération, des cantons et des communes, les commandants de la protection civile et des tiers;

m.

les décisions relatives aux demandes, requêtes et annonces présentées par la personne concernée;

n.

les informations issues des sondages effectués.

³Il peut aussi contenir les données visées aux al. 1 et 2 des tiers intéressés qui ont atteint l’âge de 15 ans et consenti au traitement de leurs données.⁹²

Le Groupement Défense collecte les données destinées au SIGEDOS:

a.

auprès de la personne concernée ou de ses représentants légaux;

b.

auprès des unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes, des commandements militaires, des commandants de la protection civile et des tiers dont la personne concernée reçoit des communications et des documents;

c.

par un accès en ligne aux systèmes d’information ci-après ou automatiquement par:

1.

le SIPA,

2.

le MEDISA,

3.

le PSN,

4.

le Système d’information sur la circulation routière et la navigation de l’armée (SI OCRNA),

5.

le Système d’information du tir hors du service (SaD),

6.

le Système d’information pour l’administration des prestations (MIL Office),

7.

le Système d’information sur le personnel à l’étranger (PERETR),

8.

le Système d’information pour la gestion de l’instruction (LMS DDPS).

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données contenues dans le SIGEDOS les concernant aux personnes visées à l’art. 17b.⁹³

²Il donne accès en ligne ou par transmission électronique aux données ci-après aux unités administratives compétentes de la Confédération, des cantons et des communes, aux commandements militaires, aux commandants de la protection civile et à des tiers:

a.

requêtes, demandes, annonces, commandes de matériel, messages et documents qui leur sont adressés;

b.

données issues des sondages effectués.

¹Les données du SIGEDOS sont conservées pendant cinq ans au plus à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée ou dans la protection civile, de la fin des rapports de travail, de la prise en charge, de l’engagement ou de l’exercice d’une activité de soutien, pour autant que la personne concernée ne demande pas un délai de conservation plus long et qu’il ne soit pas donné suite à cette demande.

²Les données du SIGEDOS concernant des tiers intéressés qui ont atteint l’âge de 15 ans et qui n’appartiennent à aucun groupe de personnes visé à l’art. 17c, al. 1 et 2, sont détruites à leur demande ou au plus tard deux ans après leur dernière activité.

Le Groupement Défense exploite le MEDISA.

Le MEDISA sert à l’accomplissement des tâches suivantes:⁹⁷

a.

traiter les données fondant l’appréciation de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service des conscrits et des personnes astreintes au service militaire ou au service de protection civile, ainsi que des civils participant à un engagement de l’armée de durée déterminée;

b.

assurer la prise en charge médicale des militaires durant leur service et des civils participant à un engagement de l’armée de durée déterminée;

c.

mener des études scientifiques dans le domaine du service sanitaire;

d.

traiter les données fondant l’appréciation de l’aptitude au travail des personnes astreintes au service civil.

¹Le MEDISA contient les données sanitaires nécessaires à:

a.

l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service ainsi que le traitement médical des conscrits et des personnes astreintes au service militaire;

b.

l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au service des personnes astreintes au service de protection civile;

c.

l’appréciation médicale et psychologique de l’aptitude au travail des personnes astreintes au service civil.

²Les données sanitaires sont:

a.

les réponses au questionnaire médical de la journée d’information;

b.

les données sur l’état de santé et les caractéristiques psychiques;

b^bis.⁹⁸

les données issues des résultats du contrôle de sécurité et de renseignements sur des motifs empêchant la remise de l’arme personnelle au sens de l’art. 113 LAAM⁹⁹, qui sont nécessaires à l’appréciation de l’aptitude au service militaire et de l’aptitude à faire du service militaire;

c.

les expertises et certificats médicaux;

d.

les certificats et avis de spécialistes non-médecins;

e.

d’autres données concernant l’état de santé, physique et psychique, de la personne qui doit être examinée ou traitée.

³Le MEDISA contient les données ci-après des conscrits et des personnes astreintes au service militaire ou au service de protection civile, ainsi que des civils pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée:

a.

les décisions concernant l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile, le profil de prestations et l’affectation;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction dans l’armée et dans la protection civile;

c.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

d.

la correspondance échangée avec la personne qui doit être examinée, ainsi qu’avec les services et médecins concernés.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au MEDISA auprès des services et personnes suivants:¹⁰⁰

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

c.

les commandements militaires;

d.

les médecins traitants ou experts;

e.

les personnes de référence désignées par la personne concernée;

f.¹⁰¹

en cas d’urgence, les médecins et établissements médicaux civils chargés du traitement de patients ou d’expertises médicales; dans un tel cas, ils sont habilités à donner des renseignements.

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du MEDISA aux services et personnes suivants:¹⁰²

a.

le médecin en chef de l’armée;

b.

les médecins responsables de l’examen de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service ainsi que des traitements médicaux, de même que leur personnel auxiliaire;

c.¹⁰³

les spécialistes du SPP responsables de la prise en charge psychologique des militaires;

d.

les médecins chargés des examens de l’Institut de médecine aéronautique et leur personnel auxiliaire;

e.¹⁰⁴

l’assurance militaire, lorsque ces données sont nécessaires au traitement des cas d’assurance;

f.¹⁰⁵

les psychologues des centres de recrutement de l’armée responsables de l’évaluation psychologique des conscrits et des militaires.

²Il communique les données sanitaires aux services et personnes suivants:

a.¹⁰⁶

les médecins et établissements médicaux civils chargés du traitement de patients ou d’expertises médicales, pour autant que la personne concernée y ait consenti par écrit ou qu’il s’agisse d’une urgence;

b.

les tribunaux civils et militaires et les autorités de recours agissant dans le cadre de procédures judiciaires ou administratives, pour autant que la procédure prévoie que les médecins ont l’obligation de donner des renseignements;

c.

les autorités fédérales et cantonales chargées de la perception de la taxe d’exemption, lorsque ces données sont nécessaires à l’exonération de la taxe prévue à l’art. 4, al. 1, let. b, de la loi fédérale du 12 juin 1959 sur la taxe d’exemption de l’obligation de servir¹⁰⁷;

d.¹⁰⁸

…

e.

les médecins mandatés par le CIVI, lorsque ces données sont nécessaires aux examens et mesures prévus à l’art. 33 de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil¹⁰⁹;

f.¹¹⁰

l’Office central des armes et les autorités cantonales compétentes: les raisons médicales empêchant la remise d’une arme personnelle ou justifiant sa reprise, sa reprise préventive ou son retrait.

^2bisLa communication des données visées à l’al. 2, let. f, à la banque de données visée à l’art. 32a, al. 1, let. d, LArm¹¹¹ est effectuée par le PSN.¹¹²

³Le Groupement Défense communique aux services et autorités ci-après les décisions concernant l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile:¹¹³

a.

les services fédéraux et cantonaux chargés de la perception de la taxe d’exemption de l’obligation de servir;

b.

les autorités et commandements militaires chargés des contrôles militaires et de l’instruction;

c.

les autorités de la protection civile du canton de domicile chargées des contrôles et de l’instruction, pour les personnes déclarées aptes au service de protection civile.

⁴Il communique au CIVI:

a.

les décisions concernant l’aptitude au service militaire ou au service de protection civile des personnes ayant déposé une demande d’admission au service civil;

b.

les décisions concernant l’aptitude au travail des personnes astreintes au service civil.

¹Les données du MEDISA sont conservées durant 40 ans à compter de la libération de l’obligation de servir dans l’armée, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne concernée atteigne l’âge de 80 ans.¹¹⁴

²Les données sur les civils qui sont pris en charge par la troupe ou qui participent à un engagement de l’armée de durée déterminée sont conservées durant 40 ans à compter de la fin de la prise en charge ou de l’engagement, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne concernée atteigne l’âge de 80 ans.¹¹⁵

³Si les al. 1 et 2 s’appliquent à une même personne, les données sanitaires sont conservées jusqu’à l’échéance des deux délais.

Le Groupement Défense exploite de manière décentralisée, sur chaque place d’armes et dans chaque hôpital militaire, un système d’information sur les patients (SIPAT).

Les SIPAT contribuent à l’exploitation des données collectées lors de traitements administrés par le service sanitaire de l’armée dans les écoles de l’armée et les hôpitaux militaires concernant:

a.

les patients;

b.

le type de traitement;

c.

la durée et la fréquence du traitement.

Les SIPAT contiennent les données suivantes:

a.

le type de visite;

b.

le diagnostic;

c.

la décision sur le lieu du traitement;

d.

les dates d’entrée et de sortie;

e.

les dispenses accordées;

f.

les examens pratiqués.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées aux SIPAT auprès des personnes suivantes:¹¹⁷

a.

la personne concernée;

b.

les médecins traitants et leur personnel auxiliaire.

¹Les données des SIPAT sont accessibles en ligne aux médecins traitants et à leur personnel auxiliaire.

²Elles peuvent être communiquées sous forme anonyme au Service médico-militaire de l’armée, à l’assurance militaire et au Secrétariat pour la prévention des accidents militaires à des fins de statistique et de garantie de la qualité.

Les données des SIPAT sont conservées deux ans à compter de l’accomplissement de l’école concernée ou à compter de la sortie de l’hôpital militaire.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information de médecine aéronautique (MEDIS FA).

MEDIS FA sert à l’accomplissement des tâches suivantes:¹²⁰

a.

déterminer l’aptitude des candidats à l’instruction aéronautique préparatoire et des candidats à un poste au sein du personnel navigant de l’armée;

b.

contrôler périodiquement sur le plan médical l’aptitude au vol des candidats et du personnel navigant de l’armée;

c.

assurer la prise en charge médicale et psychologique du personnel navigant de l’armée;

d.

déterminer et contrôler périodiquement sur le plan médical l’aptitude au vol des pilotes civils effectuant des vols avec des avions militaires;

e.

déterminer sur le plan médical l’aptitude au vol des militaires et des civils effectuant des vols en tant que passagers d’avions militaires équipés d’un siège éjectable;

f.

déterminer l’aptitude des candidats à un poste au sein du personnel militaire des Forces aériennes ou de groupes de spécialistes;

g.

contrôler l’état de santé des officiers généraux des Forces aériennes et des membres des groupes de spécialistes;

h.

déterminer l’aptitude des militaires à la formation d’état-major général;

i.

déterminer l’aptitude de civils à un engagement dans l’armée ou à des activités dans l’aviation civile.

Le MEDIS FA¹²¹ contient les données suivantes:

a.

l’incorporation, le grade, la fonction et l’instruction dans l’armée;

b.

les données relevant du service sanitaire de l’armée nécessaires à l’accomplissement des tâches visées à l’art. 43, notamment:

1.

les réponses aux questionnaires médicaux remis lors de la journée d’information,

2.

les données médicales ou psychologiques sur l’état de santé,

3.

les résultats des examens médico-techniques et des tests médico-psychologiques,

4.

les autres données relatives à l’état de santé physique ou psychique de la personne qui doit être examinée ou traitée;

c.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au MEDIS FA auprès des services et personnes suivants:¹²²

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

c.

les médecins traitants ou experts;

d.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du MEDIS FA aux personnes ci-après, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales:¹²³

a.

le médecin en chef de l’armée;

b.

les médecins responsables de l’appréciation de l’aptitude au service et de l’aptitude à faire du service;

c.

les médecins responsables du traitement de la personne concernée;

d.

le personnel auxiliaire des personnes visées aux let. a à c.¹²⁴

²Il autorise les médecins traitants ou experts ainsi que les médecins de l’assurance militaire à consulter les données du MEDIS FA en présence de médecins ou de psychologues de l’Institut de médecine aéronautique.¹²⁵

¹Les données des personnes en service de vol ou astreintes au service militaire sont conservées durant 40 ans à compter de la libération du service concerné, mais au plus tard jusqu’à ce que la personne concernée atteigne l’âge de 80 ans. Les données des autres personnes sont conservées durant cinq ans.

²Si une personne est encore traitée ou prise en charge par l’Institut de médecine aéronautique après la durée de conservation visée à l’al. 1, ses données sont conservées dix ans après le traitement ou la prise en charge.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le personnel d’intervention du commandement des Forces spéciales (SIPI CFS).

Le SIPI CFS sert à l’accomplissement des tâches suivantes:

a.

évaluer, sur les plans psychologique, psychiatrique et médical, les candidats au détachement de reconnaissance de l’armée ou au détachement spécial de la police militaire;

b.

évaluer l’aptitude à l’engagement des militaires du détachement de reconnaissance de l’armée et du détachement spécial de la police militaire;

c.

évaluer l’aptitude à l’engagement des personnes du commandement des Forces spéciales qui doivent appuyer les engagements.

Le SIPI CFS contient les données nécessaires à l’évaluation et à l’appréciation de l’aptitude à l’engagement qui ont été collectées au moyen d’examens, de tests et de questionnaires en vue de l’appréciation, sous l’angle biostatistique, de l’endurance et du risque de défaillance au cours d’un engagement.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SIPI CFS auprès des personnes suivantes:¹³¹

a.

la personne concernée;

b.

des tiers, pour autant que la personne concernée y ait consenti.

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIPI CFS aux psychologues chargés de l’évaluation et au médecin des opérations spéciales.¹³³

²Le rapport d’évaluation est versé au MEDIS FA pour traitement au terme de l’évaluation.

¹Les données des candidats refusés sont conservées jusqu’à l’entrée en force de la décision.

²Les données des militaires du détachement de reconnaissance de l’armée et du détachement spécial de la police militaire ainsi que des personnes du commandement des Forces spéciales qui appuient les engagements sont conservées jusqu’à ce qu’ils quittent leur détachement ou leur commandement.¹³⁴

Le Groupement Défense exploite le Système d’information pour l’assistance sociale (SISOC).

Le SISOC sert à la gestion administrative des activités de conseil et de prise en charge sociales des militaires, des membres de la protection civile, du personnel du Service de la Croix-Rouge, des personnes engagées dans le service de promotion de la paix, des membres de la justice militaire, des patients militaires ainsi que de leurs parents et survivants.

Le SISOC contient des données relatives au soutien financier apporté et à la gestion des cas, des notes sur les entretiens et des documents personnels nécessaires à l’évaluation des prestations de conseil et de prise en charge.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SISOC auprès:

a.

de la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

des commandements militaires;

c.

des unités administratives compétentes de la Confédération et des cantons;

d.

des personnes de référence désignées par la personne concernée;

e.

du SIPA.

Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SISOC aux services et personnes suivants:

a.

le personnel du Service social de l’armée;

b.

les militaires incorporés à l’état-major spécialisé du Service social de l’armée;

c.

le service spécialisé Femmes dans l’armée et diversité, pour les données concernant ses bénéficiaires;

d.

l’Aumônerie de l’armée, pour les données concernant ses bénéficiaires.

Les données du SISOC sont conservées cinq ans à compter du dernier conseil ou de la dernière prise en charge sociale.

Le Groupement Défense exploite le Système d’information sur le personnel du Groupement Défense (SIP DEF).

Le SIP DEF sert à l’accomplissement des tâches suivantes:¹⁴¹

a.

recruter et gérer le personnel ainsi que planifier son engagement;

b.

assurer le développement des cadres et du personnel;

c.

contrôler le personnel.

Le SIP DEF contient:

a.

les données sur les rapports de travail, le lieu de travail, la catégorie de personnel et l’évaluation de la fonction;

b.

les données sur l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction, la qualification et l’équipement dans l’armée et dans la protection civile;

c.

les données sur l’engagement dans l’armée et dans la protection civile;

d.

les données sur le statut militaire et sur l’admission au service civil;

e.

les données sur la carrière professionnelle;

f.¹⁴²

les données sur la formation professionnelle, la formation professionnelle continue et les évaluations;

g.

les données sur les connaissances linguistiques;

g^bis.¹⁴³

les données sur les projets d’activité professionnelle, de formation et de formation continue;

h.

les données sur la planification des prestations, y compris les engagements, les formations et les absences pour cause de vacances;

i.

les données destinées au calcul des salaires;

j.

les données fournies volontairement par la personne concernée.

¹Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au SIP DEF auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

d.

les supérieurs militaires ou civils;

e.

les personnes de référence désignées par la personne concernée.

²Les données visées à l’art. 62 qui sont contenues dans le Système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) peuvent être consultées en ligne par l’intermédiaire du SIP DEF.¹⁴⁴

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du SIP DEF aux services et personnes suivants:

a.

les services responsables du personnel du Groupement Défense;

b.

les personnes chargées de la gestion de l’engagement et de la carrière du personnel militaire;

c.

les supérieurs civils de la personne concernée chargés des tâches visées à l’art. 61.

²Le Groupement Défense communique les données du SIP DEF à ses services et personnes habilités à prononcer des décisions dans le cadre des tâches visées à l’art. 61.

¹Les données du SIP DEF sont conservées cinq ans au plus à compter de la fin des rapports de travail avec le Groupement Défense.

²Les données des candidats qui n’ont pas été engagés sont détruites après six mois au plus.¹⁴⁵

Le Groupement Défense¹⁴⁶ exploite le Système d’information pour la gestion du personnel de promotion de la paix à l’étranger (PERETR).

Le PERETR sert au recrutement, à l’engagement et à l’administration du personnel de promotion de la paix.

Le PERETR contient les données suivantes:

a.

les résultats du recrutement pour le service de promotion de la paix;

b.

l’incorporation, le grade, la fonction, l’instruction et la qualification dans l’armée et dans la protection civile;

c.

les données sur l’engagement dans l’armée et dans la protection civile;

d.

les données sanitaires:

1.

les données médicales et psychologiques,

2.

les résultats des examens médico-techniques et des tests médico-psychologiques,

3.

les autres données concernant l’état de santé physique ou psychique de la personne qui doit être examinée ou traitée;

e.

le numéro du passeport;

f.

les données sur la carrière professionnelle et la carrière militaire;

g.

les données relatives aux rapports de travail, notamment le contrat de travail, le descriptif du poste et les décisions reposant sur une évaluation;

h.

les qualifications acquises auprès d’organisations partenaires;

i.

les données relatives à l’exécution et au résultat du contrôle de sécurité relatif aux personnes;

j.

les données visées aux art. 27 et 28 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)¹⁴⁷;

k.

les données fournies volontairement par la personne concernée;

l.

les données destinées au service des militaires décédés ou disparus;

m.

la confession.

Le Groupement Défense collecte les données destinées à être versées au PERETR auprès des services et personnes suivants:

a.

la personne concernée ou ses représentants légaux;

b.

les commandements militaires;

c.

les services fédéraux et cantonaux compétents;

d.

les médecins traitants ou experts;

e.

les supérieurs militaires de la personne concernée et, si celle-ci y a consenti, ses supérieurs civils;

f.

les personnes de référence désignées par la personne concernée;

g.

les organisations partenaires auprès desquelles la personne concernée a été engagée.

¹Le Groupement Défense donne accès en ligne aux données du PERETR aux services et personnes du Groupement Défense chargés du recrutement, de l’instruction et de l’engagement de personnel pour la promotion de la paix.

²Il les communique aux services et personnes suivants:

a.

les autorités d’instruction et de poursuite pénales, dans les cas suivants:

1.

ces données sont nécessaires à l’instruction et la gravité ou le caractère du délit en justifient la communication,

2.

une infraction soumise à la juridiction civile a été commise durant le service militaire;

b.

l’assurance militaire, lorsque ces données sont nécessaires au traitement des cas d’assurance;

c.

des tiers, lorsque ces données sont nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches légales ou contractuelles.

Les données du PERETR sont conservées cinq ans au plus à compter du dernier engagement ou, si aucun engagement n’a eu lieu, à compter du recrutement pour le service de promotion de la paix.