Titre 7 Conservation des pièces, production des pièces et qualité des données

¹Les réquisitions et les pièces justificatives sont conservées pendant 30 ans à compter de l’inscription au registre journalier. Les statuts des entités juridiques et les actes de fondation doivent toujours être disponibles dans une version actuelle.

²Lorsqu’une entité juridique est radiée du registre du commerce, les réquisitions, les pièces justificatives et les éventuels répertoires des membres peuvent être détruits dix ans après la radiation.

³La réquisition et les pièces justificatives doivent porter la date et le numéro de l’inscription au registre journalier.

⁴La correspondance relative aux inscriptions est conservée pendant dix ans.

⁵Lorsque la loi ou l’ordonnance prévoit que des documents doivent être produits à l’office du registre du commerce sans qu’il s’agisse de pièces justificatives, ces documents doivent être pourvus du numéro d’identification des entreprises de l’entité juridique concernée et conservés avec les pièces justificatives qui s’y rapportent.

⁶Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents sur papier peuvent être numérisés électroniquement et être légalisés selon l’OAAE²⁷³, en particulier son art. 13. Les documents papier reliés peuvent être défaits pour qu’ils puissent être numérisés électroniquement. Sous réserve de dispositions contraires du droit cantonal, les originaux sur papier peuvent être détruits.²⁷⁴

⁷Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents disponibles sous forme électronique ne doivent pas être supprimés. Ils doivent être conservés par l’office du registre du commerce de manière à ce que les données ne puissent plus être modifiées.²⁷⁵

¹Les pièces originales sur papier sont remises sur demande écrite:

a.

au tribunal;

b.

au juge d’instruction;

c.

au ministère public;

d.

à l’autorité cantonale de surveillance;

e.

à l’OFRC;

f.

aux autorités de surveillance des banques et des marchés financiers;

g.²⁷⁶

à l’autorité fédérale de surveillance en matière de révision.

²Elles sont remises contre récépissé. Elles doivent être restituées au plus tard au terme de la procédure pour laquelle elles ont été requises.

³L’office du registre du commerce conserve à la place de l’original une copie attestée conforme de celui-ci accompagnée du récépissé lorsque les pièces ne sont pas archivées électroniquement.

⁴En lieu et place de la production de pièces originales, les autorités habilitées peuvent demander la remise de copies attestées conformes.

Seules des copies attestées conformes de pièces électroniques peuvent être produites.

¹Les systèmes électroniques utilisés pour le registre journalier, le registre principal et les bases de données centrales doivent remplir les exigences suivantes:

a.

l’existence et la qualité des données saisies sont garanties à long terme;

b.

le format des données ne dépend pas du fabriquant des systèmes électroniques;

c.

la sauvegarde des données suit des normes reconnues et correspond à l’état actuel de la technique;

d.

le programme et le format des données sont documentés.

²Les cantons et la Confédération garantissent les fonctionnalités suivantes de leurs systèmes électroniques:

a.

l’échange des données entre les différents systèmes électroniques;

b.

la sauvegarde périodique des données sur des supports décentralisés;

c.

la maintenance des données et des systèmes électroniques;

d.

les droits d’accès aux données et aux systèmes électroniques;

e.

la protection des données et des systèmes électroniques contre les abus;

f.

les mesures à prendre en cas de perturbations techniques des systèmes électroniques.

³L’OFRC peut régler dans une directive la procédure d’échange de données ainsi que la forme, le contenu et la structure des données transmises. Il peut en outre fixer la forme, le contenu et la structure des données mises à la disposition de tiers.